Microsoft 365 Nouveautés Texte

Importer des fichiers pdf dans Excel

Temps de lecture 3 minutes

Grâce à un nouveau connecteur ajouté dans Excel, l'importation de tableaux depuis des fichiers pdf donne un résultat parfait.

Ne pas faire de copier coller.

En écrivant ces lignes, je ne vais pas vous apprendre grand chose ; importer des valeurs depuis un fichier pdf par copier-coller ne donne jamais un résultat exploitable.

Transfert des données depuis un document pdf par copier coller

A l'origine, le format pdf est un format protégé pour éviter d'être modifier. C'est pour ça que tous les documents importants (factures, bilans, relevés de compte, ...) sont édités sous ce format et non pas avec Word.

Importer des fichers pdf avec Word

A partir de la version d'Office 2016, il est possible d'ouvrir n'importe quel fichier pdf dans Word. Selon la taille du fichier et la complexité de sa mise en forme, la conversion peut être plus ou moins exploitable.

Ouverture dun fichier pdf dans Word

Pour ouvrir en mode édition un fichier pdf, il suffit tout simplement

  1. Ouvrir Word
  2. Sélectionner Fichier > Ouvrir
  3. Puis de cliquer sur l'icône Parcourir

Dans la boîte de dialogue, aussi bien les fichiers Word (docx) ou les fichiers pdf s'affichent car maintenant, l'extension pdf est proposées par défaut dans la liste des extensions connues.

Extension pdf dans Word

Le problème avec Word, c'est que l'on importe nécessaire tout le document. Mais avec Excel, on n'importe que les données souhaitées. 😍😎

Importer des fichiers pdf avec Excel

Ouvrir le connecteur

Pour importer des fichiers pdf dans Excel, il faut passer par l'outil Données > Obtenir des données > A partir d'un fichier > A partir du PDF.

Menu Importer pdf

Ensuite, il vous suffit de sélectionner le fichier pdf à importer.

Sélection du fichier pdf à importer

Sélection des éléments à importer

TRÈS IMPORTANT. L'outil d'importation vous propose de sélectionner le tableau que vous voulez importer pour n'importer QUE les données que vous souhaitez 🤩

Sélection de lélément à importer

Cette étape n'est pas si anecdotique car vous pouvez voir que l'outil est capable de détecter tous les tableaux qui sont dans votre document. Et même, quand une page contient plusieurs tableaux, l'outil vous propose d'importer un tableau précis. La page 3, par exemple, contient 3 tableaux distincts.

Après avoir sélectionner votre tableau, cliquez sur le bouton Transformer les données.

Bouton Transformer les données

Mise en forme des données

Les modifications décrites ci-dessous pour mettre en forme le document dépendent évidemment de la structure de votre fichier. Mais, dans cet exemple, les manipulations sont quasiment standard quelques soit le fichier et puis ça va vous montrer l'intelligence d'utiliser Power Query pour vos manipulations 😉

La première ligne de notre tableau contient les en-têtes de colonnes. Il suffit simplement de cliquer sur le menu Accueil > Utiliser la première ligne pour les en-têtes.

Utiliser la première ligne pour les en têtes

Ensuite, on peut voir dans les en-têtes de colonne que toutes les colonnes ont été importer au format texte (symbole ABC). Or, la première colonne contient des dates et la seconde colonne, des heures. Nous allons transformer les types de données de la façon suivante

  1. Sélectionnez toutes vos colonnes
  2. Onglet Transformer
  3. Menu Détecter le type de données
Modifier les types de données

Instantanément, les types de données ont été transformées de façon quasi-parfaite.

Symboles didentification des types de données

Seule la colonne des numéros de téléphone est en numérique mais il faut conserver le type Texte pour conserver le 0 initial.

  1. Cliquez sur le symbole du type de données
  2. Choisir le type Texte.
Menu pour changer le type de données dune colonne en Texte

Et juste par cette action, les numéros de téléphone sont maintenant en texte.

Numéro de téléphone au format Texte

Il ne reste plus qu'à transférer les données dans Excel

Menu Fermer et Charger de Power Query

Les données du fichier PDF ont été parfaitement importées dans Excel.

Importation du PDF dans Excel sans erreur

Related posts

Formatez les dates dans vos titres avec TEXTE

Frédéric LE GUEN

Diagramme de Pareto en 1 clic (Office 365)

Frédéric LE GUEN

Partager un questionnaire

Frédéric LE GUEN

4 commentaires

Lélétte 23/09/2020 at 15:19

Merci beaucoup d'avoir pris le temps de me répondre.
Bonne journée à vous

Répondre
Lélétte 23/09/2020 at 14:40

Bonjour,
Cela est réalisable uniquement sur la version Excel de 2020 ou sur toutes les versions ?

Répondre
Frédéric LE GUEN 23/09/2020 at 15:03

Bonjour, oui, comme c'est indiqué dans l'article, seules les versions de Microsoft 365 et Excel Online proposent cette fonctionnalité car ce sont les seules qui se connectent à Azure dans le cloud pour appeler des fonctionnalités particulières comme celle d'importer des pdf

Répondre
SANDRINE DURANTON 08/09/2020 at 14:20

très bien ! merci bcp !

Répondre

Laissez un commentaire

Ce site utilise Akismet pour réduire les indésirables. En savoir plus sur comment les données de vos commentaires sont utilisées.

Ce site utilise des cookies pour améliorer votre expérience et vos recherches. Nous pensons que vous êtes dʼaccord sur ce principe mais vous pouvez refuser cette option. Accepter Continuer

Privacy & Cookies Policy