Grâce à un nouveau connecteur ajouté dans Excel, l'importation de tableaux depuis des fichiers pdf donne un résultat parfait.

Ne pas faire de copier coller ⛔

En écrivant ces lignes, je ne vais pas vous apprendre grand chose ; importer des valeurs depuis un fichier pdf par copier-coller ne donne jamais un résultat exploitable.

A l'origine, le format pdf est un format protégé pour éviter d'être modifier. C'est pour ça que tous les documents importants (factures, bilans, relevés de compte, ...) sont édités sous ce format et non pas avec Word.

Importer des fichers pdf avec Word

A partir de la version d'Office 2016, il est possible d'ouvrir n'importe quel fichier pdf dans Word. Selon la taille du fichier et la complexité de sa mise en forme, la conversion peut être plus ou moins exploitable.

Pour ouvrir en mode édition un fichier pdf, il suffit tout simplement

1. Ouvrir Word
2. Sélectionner Fichier > Ouvrir
3. Puis de cliquer sur l'icône Parcourir

Dans la boîte de dialogue, aussi bien les fichiers Word (docx) ou les fichiers pdf s'affichent car maintenant, l'extension pdf est proposées par défaut dans la liste des extensions connues.

Le problème avec Word, c'est que l'on importe nécessaire tout le document. Mais avec Excel, on n'importe que les données souhaitées. 😍😎

Importer des fichiers pdf avec Excel

La technique décrite ci-dessous n'est possible qu'avec la version d'Excel Microsoft 365. Si le connecteur n'est pas visible dans vos options, vous pouvez forcer la mise à jour d'Office ou passer en mode Insider.

Si malgré cela vous n'avez pas le connecteur PDF, vous devez mettre à jour le .net framework de votre Windows (détail dans cet article)

Ouvrir le connecteur

Pour importer des fichiers pdf dans Excel, il faut passer par l'outil Données > Obtenir des données > A partir d'un fichier > A partir du PDF.

Ensuite, il vous suffit de sélectionner le fichier pdf à importer.

Sélection des éléments à importer

TRÈS IMPORTANT. L'outil d'importation vous propose de sélectionner le tableau que vous voulez importer pour n'importer QUE les données que vous souhaitez 🤩

Cette étape n'est pas si anecdotique car vous pouvez voir que l'outil est capable de détecter tous les tableaux qui sont dans votre document. Et même, quand une page contient plusieurs tableaux, l'outil vous propose d'importer un tableau précis. La page 3, par exemple, contient 3 tableaux distincts.

Après avoir sélectionner votre tableau, cliquez sur le bouton Transformer les données.

Mise en forme des données

Les modifications décrites ci-dessous pour mettre en forme le document dépendent évidemment de la structure de votre fichier. Mais, dans cet exemple, les manipulations sont quasiment standard quelques soit le fichier et puis ça va vous montrer l'intelligence d'utiliser Power Query pour vos manipulations 😉

La première ligne de notre tableau contient les en-têtes de colonnes. Il suffit simplement de cliquer sur le menu Accueil > Utiliser la première ligne pour les en-têtes.

Ensuite, on peut voir dans les en-têtes de colonne que toutes les colonnes ont été importer au format texte (symbole ABC). Or, la première colonne contient des dates et la seconde colonne, des heures. Nous allons transformer les types de données de la façon suivante

1. Sélectionnez toutes vos colonnes
2. Onglet Transformer
3. Menu Détecter le type de données

Instantanément, les types de données ont été transformées de façon quasi-parfaite.

Seule la colonne des numéros de téléphone est en numérique mais il faut conserver le type Texte pour conserver le 0 initial.

1. Cliquez sur le symbole du type de données
2. Choisir le type Texte.

Et juste par cette action, les numéros de téléphone sont maintenant en texte.

Il ne reste plus qu'à transférer les données dans Excel

Les données du fichier PDF ont été parfaitement importées dans Excel.