Généralité
Cet article va vous expliquer comment exporter l'ensemble d'un répertoire et de ses sous-répertoires en 6 étapes seulement.
Pour cela, nous allons utiliser l'outil Power Query. Il faut donc que vous ayez au minimum Excel 2013.
Les 2 dernières étapes sont nécessaires pour faire des graphiques en rayons de soleil ou compartimentage.
Etape 1 : Se connecter à un répertoire
- Menu Données
- Cliquez sur Obtenir des données
- Puis A partir d'un fichier
- Et enfin A partir d'un dossier
- Dans la boîte de dialogue, cliquez sur l'icône Parcourir ...
- Dans fenêtre de sélection du répertoire, choisissez celui que vous voulez
Votre dossier est prêt à être chargé dans Power Query
- Cliquez sur OK et le résultat se charge dans Power Query
Etape 2 : Ajouter la taille de vos fichiers
Beaucoup de détails sur les fichiers s'affichent alors dans une nouvelle boîte de dialogue mais la taille des fichiers n'est pas visible. Du moins, pas pour l'instant.
La colonne Attributes contient des données essentielles que nous allons afficher.
1. Cliquez sur la flèche de la colonne Attributes
2. Sélectionnez seulement la case Size (Taille de vos fichiers en français)
Etape 3 : Conserver seulement 3 colonnes
Seules 3 colonnes nous intéressent dans l'importation des répertoires avec Power Query
- Le chemin
- Le nom des fichiers
- La taille
L'ordre de sélection est très important dans Power Query. Sélectionnez dans cet ordre
- La colonne Folder Path
- Puis la colonne Name (avec la touche Ctrl)
- Et enfin la colonne Size
- Faites un clic-droit sur les en-têtes
- Sélectionnez Supprimer les autres colonnes
Non seulement les autres colonnes sont supprimées, mais .
Etape 4 : Renommer les colonnes
Cette étape n'est pas indispensable mais pour les francophones, ça sera plus simple 😉.
- Double-cliquez dans la colonne Folder Path et écrivez Chemin.
- Double-cliquez dans la colonne Name et écrivez Nom.
- Double-cliquez dans la colonne Size et écrivez Taille.
Et c'est déjà terminé 😎😍😃. 4 étapes ont suffi pour extraire la liste des fichiers, leurs tailles et de leurs répertoires.
Les étapes qui suivent ne sont pas nécessaires mais vont être utiles pour la création de graphiques Rayons de soleil ou Compartimentage
Etape 5 : Supprimer les chemins communs
Comme Power Query a ramené le chemin en entier, nous allons retirer le chemin commun à tous les fichiers. C'est la chaîne de l'étape 1.
- Faites un clic-droit sur la colonne Chemin
- Sélectionnez l'option Remplacer les valeurs
- Saisissez la chaîne à rechercher (ici C:\Users\fred_\OneDrive\20_EXCEL\)
- Laissez vide la chaîne de remplacement
Etape 6 : Séparer les sous-répertoires
Dans n'importe quel language informatique cette étape est un enfer. 😤😱 Mais dans Power Query, cela ce fait en un clic 😍👍
- Sélectionner la colonne Chemin
- Clic-droit sur l'en-tête de colonne Chemin
- Fractionner la colonne
- Par délimiteur ...
Là, vous indiquez que le délimiteur c'est
- Option Personnalisée
- Symbole \
- Choisissez l'option Chaque occurrence du délimiteur
Et vous avez maintenant tous les niveaux hiérarchiques depuis votre répertoire initial.
17 commentaires
Je découvre ce power query... un bien bel outil. Est-il possible d'obtenir les informations de l'utilisateur du fichier : le propriétaire du fichier me conviendrait, bien que je préfèrerais l'information du dernier utilisateur à avoir accédé au fichier ?
Pas à ma connaissance. Peut-être sur un site anglais
Bonjour,
Merci merci merci
De rien (si ça vous aide, c'est cool)
Bonjour, merci beaucoup pour cet article, çà marche effectivement en réseau local. En revanche lorsque je test à partir d'un document basé sur serveur, j'ai un message d'erreur qui s'affiche. Dois-je comprendre que cette manipulation fonctionne uniquement pour dossier en local?
Cordialement
Bonjour, Merci pour le commentaire positifs. Si cette technique fonctionne sur un serveur, je n'en sais strictement rien. Par contre, vous pouvez lire cet article que j'ai terminé cette semaine sur la gestion des niveaux de confidentialités. Peut-être que ça va solutionner votre problème. Si ça fonctionne, merci de l'indiquer en commentaire.
Bonjour,
Intervention un peu tardive par rapport à la question, mais je découvre l'outil et du coup le même problème sur notre réseau informatique. J'ai réussi à éviter cette erreur en créant la requête en local (J'ai copié quelques fichiers localement). Dans un second temps, j'ai modifié le chemin cible des données pour pointer vers le répertoire réseau. Cela a fonctionné, les données se sont bien mises à jour.
Merci pour votre article M. LE GUEN!
Julien
Bonjour,
Est-il possible de visualiser par ligne, dans chaque sous dossier de l'arborescence le nom du fichier excel et les colonnes de chaque fichier Excel ?
Ben c'est déjà le cas
Bonjour
Est il possible de récupérer le titre d'un fichier dans query? Attention je parle bien du champ titre et non du champ nom du fichier
Cordialeme,t
Bonjour, Cet exemple est parfait , et fonctionne très bien.
Mais , les repertoires vide sont exclus de la liste ontenue. Pourquoi? Que faire pour les obtenir aussi?
Bon tuto, mais si vous avez des dossiers vides (sans fichier), ils n'apparaitront pas dans le tableau de données.
Est-ce qu'il y a une solution à ce problème ?
Bonjour
Effectivement, avec cette technique, les dossiers vides ne sont pas détectés.
Vous pouvez utiliser l'ancienne technique DOS avec la commande suivante DIR *.* /o/s ou encore DIR "C:\users\moi\mes dossiers\*.*" /o/s
Mais après, le traitement des données est une vraie galère
Pour ouvrir la console DOS il faut taper "cmd" dans la zone de recherche windows
Très pratique, extrêmement clair. Un immense merci pour votre aide. Je sais à présent comment procéder et j'en suis ravie.
Bonjour,
Mille mercis pour ceci, ceci m'aide beaucoup pour créer des index de dataroom....
Juste une petite question : auriez-vous une idée ou une piste de réflexion pour arriver à indiquer le nombre de pages que feraient chaque document. La plupart du temps, ce sont dans mon cas des pdf...
D'avance merci pour votre retour et bravo pour vos posts...
Bonne soirée
Super !
J'avais l'impression de bien connaitre Excel, jusqu'à ce que je découvre ce site...
J'ai encore appris quelque chose.
Notamment concernant l'utilisation de Power Query.
Une petite remarque pourra être utile à d'autres lecteurs équipés comme moi d'Office 2016. Vous avez écrit - en vous référant je pense à 2013 :
Menu Données ok
Cliquez sur Obtenir des données en fait sous 2016 il faut chercher "Nouvelle Requête"
Puis A partir d'un fichier ok
Et enfin A partir d'un dossier ok
Sinon encore merci
Héhé :) Power Query est un outil remarquable qui a maintenant 3 ou 4 ans d'existence et qui va remplacer petit à petit des manipulations qui demandaient beaucoup de temps. Je vais essayer de faire plus d'articles mais je manque de temps actuellement.
Merci pour votre retour sur le contenu du site. Je suis actuellement le dernier MVP Microsoft Excel francophone qui soit en activité et donc il n'y a que sur ce site que vous verrez les articles sur les dernières nouveautés d'Excel. Soyez à l'écoute à la rentrée de Septembre pour les nouveautés de la rentrée :)
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