Astuces Power Query

Combiner plusieurs sources de données

Temps de lecture 3 minutes

Il est très fréquent de découper ses données dans plusieurs onglets pour améliorer la visibilité par mois, par employé, par produit, par vendeur ..... Mais en réalité, cette technique n'est pas bonne pour l'analyse des données.

Donnees reparties sur plusieurs feuilles de calculs

En effet, il est très compliqué de concevoir des formules qui vont aller récupérer des données dans plusieurs onglet mais surtout, il n'est pas possible de construire des tableaux croisés dynamiques avec des données réparties dans plusieurs feuilles de calculs.

Comment combiner plusieurs source de données

Jusqu'à la version d'Excel 2003, il était possible de construire un tableau croisé dynamique à partir de plusieurs sources de données. Seulement, la technologie n'était pas très robuste et souvent le classeur était très lent et surtout inmaintenable en cas de réactualisation des données.

Aujourd'hui, la technique est ultra-simple et s'effectue en très peu d'étapes.

Etape 1 : Insérer vos données dans des tableaux

Pour pouvoir être "visible" pour l'outil que je vais présenter, il est impératif de mettre ses données dans des Tableaux.

Menu insertion Tableau

Etape 2 : Donner un nom à votre tableau

Cette étape n'est pas compliquée mais surtout elle vous permet de donner un nom qui vous permettra "d'identifier" vos données. Pour changer le nom, il suffit d'ouvrir le menu Création de tableau et d'écrire le nom que vous voulez pour vos données

Changer le nom du tableau du premier vendeur

Etape 3 : Importer vos données dans Power Query

Ensuite, il faut tout simplement importer vos données dans Power Query avec le menu Données > A partir d'un tableau ou d'une plage.

Menu pour importer a partir dun tableau

Et immédiatement, vos données sont transférées dans Power Query

Donnees transferees dans Power Query

L'intérêt d'avoir renommé les tableaux prend tout son sens ici ; le nom de la requête correspond au nom du Tableau 😉

Etape 4 : Fermer en connexion uniquement

Vous pouvez effectuer des opérations de manipulation ou de renommage des colonnes et une fois que vous avez terminé vos manipulations, vous fermer la requête mais avec l'option connexion seule.

Charger le résultat de la requête en mémoire
Créer la connexion uniquement

Etape 5 : Reproduire les étapes pour tous les tableaux

Et vous devez faire de même pour chacun des tableaux que vous voulez combiner.

J'imagine sans peine que si vous avez 20 ou 30 feuilles de calculs, la tâche est très fastidieuse. Mais je le répète, la meilleure façon de travailler avec Excel c'est d'avoir toutes les données dans une seule feuille de calcul et ensuite de faire tous les calculs à partir de cette seule feuille. Et en plus, vous avez la possibilité de découper un tableau en sous-rapport avec cette astuce.

Une fois que vous avez chargé tous vos Tableaux, vous visualiez toutes les requêtes depuis le volet de requêtes.

Requetes dans le volet de requetes et connexion

Etape 6 : Combiner toutes les requêtes.

Maintenant que nous avons chargé tous nos Tableaux dans Power Query avec le menu suivant

  1. Données
  2. Obtenir des données
  3. Combiner des requêtes
  4. Ajouter
Menu pour ajouter des donnees depuis plusieurs sources

Puis

  1. Cliquez sur l'option Au moins 3 tables
  2. Sélectionnez toutes vos tables
  3. Cliquez sur le bouton Ajouter
  4. Vos tables s'ajoute dans le second volet
  5. Cliquez sur le bouton OK
Combiner plusieurs sources de donnees

ET C'EST TOUT !!!!!!!! Cette seule manipulation suffit pour que Power Query combine toutes vos Tables en une seule.

Resultat de la fusion des 3 Tableaux

Etape 7 : Fermer et Charger dans Excel

Pour transférer le résultat dans Excel, il suffit de cliquer sur le bouton Accueil > Fermer et charger

Menu Fermer et Charger de Power Query

Et tous vos tableaux sont maintenant dans un et un seul document 😉

Toutes les sources combinees dans un seul document

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