Pour faire le suivi de l'activité de leurs employés, beaucoup d'entreprises utilisent Excel pour concevoir des calendriers de suivi des temps. La disposition d'une feuille de calcul en ligne et en colonne propose une solution simple pour simplifier la saisie de l'activité de chaque employé.

Mais si la saisie des données est extrêmement simple, l'enregistrement des données d'un mois sur l'autre est beaucoup plus compliqué à réaliser.

C'est pour remédier à ce problème que le calendrier suivant a été développé pour réaliser l'enregistrement dans le classeur Excel.

Contenu du classeur

Le classeur se compose de 3 feuilles de calcul

• Le calendrier
• Les paramètres
• L'historique des données

Chaque nouvel ajout dans le calendrier engendre un enregistrement dans Excel, dans la feuille Données Historisées. Les nouvelles données, la mise à jour, ou la suppression est gérée par un programme interne écrit en VBA.

Débloquer les macros du classeur

Microsoft a récemment bloqué les fichiers contenant des programmes VBA pour des classeurs venant du web. Pour rendre le fichier utilisable, il faut procéder de la façon suivante :

Comment se réalise l'enregistrement des données ?

A chaque mise à jour d'une cellule du calendrier, l'information est immédiatement enregistrée dans la feuille Données Historisées.

La feuille Données Historisées est fondamentale dans l'utilisation du classeur et pour le programme en VBA.

Quelles données pouvez-vous saisir ?

Il n'y a pas de contrôle sur le type des données saisies. Vous pouvez aussi bien saisir

• Des nombres entiers
• Des nombres décimaux
• Des nombres au format horaire
• Ou encore des lettres.

Par contre, l'outil n'est pas fait pour "comptabiliser" les couleurs.

Ajouter un nouvel employé.

Dès que vous saisissez un nouvel employé en colonne A de la feuille Calendrier, automatiquement la formule qui fait la somme des jours travaillés, est ajoutée en colonne B.

Remplissage automatique des données pour un employé.

Si vous devez saisir la même valeur pour chaque employé, vous pouvez utiliser la procédure suivante :

1. Double-cliquez sur le nom d'un employé
2. Automatiquement toutes les cellules correspondant aux jours ouvrés du mois en cours vont se remplir de la valeur indiquer dans la feuille Paramètres.

Si des données sont déjà présentes sur la ligne, un message d'alerte vous demandera si vous voulez remplacer les données existantes.

Supprimer des valeurs

Dès que vous supprimez les valeurs d'une ou de plusieurs cellules, les données sont également supprimées de la feuille Données historisées.

Supprimer toutes les données d'un employé pour le mois sélectionné

Vous pouvez supprimer l'ensemble des données relatives à un employé en supprimant tout simplement son nom en colonne A.

Modifier le nom d'un employé

Si vous voulez corriger le nom d'un employé dans la feuille Calendrier, automatiquement le nom de l'employé sera également corrigé dans la feuille Données historisées.

Est-ce que je peux changer les couleurs ?

Vous pouvez modifier toute la mise en forme du calendrier, en changeant les couleurs, la police de caractères, la largeur des colonnes de la feuille calendrier, cela n'a pas d'impact sur l'exécution du programme.

Vous pouvez également changer la couleur des week-ends et des jours fériés en changeant les couleurs des mises en forme conditionnelles.

Qu'est-ce qu'il est interdit de faire ?

• Modifier le programme VBA
• Renommer les feuilles de calcul
• Ajout de lignes ou de colonnes qui modifie la structure du Calendrier
• Changer la disposition du calendrier (permutation des lignes et des colonnes)
• Modifier la feuille Données Historisées

REMARQUE : Si vous prenez l'initiative de modifier le programme VBA ou la structure du classeur, le risque de non-fonctionnement du classeur est très élevé. En aucun, nous ne pourrions être tenu responsable des dysfonctionnements constatés suite à une modification du code ou de la structure du classeur.