Archives de l’étiquette : Mise en forme conditionnelle

Planning hebdomadaire

Il est très fréquent dans les entreprises de devoir faire des plannings hebdomadaires. Dans cet article je vais vous montrer comment transformer les jours d'absence posés par les salariés en couleur dans votre planning. Aucune programmation n'a été utilisée dans cet exercice.

Dans cet exercice nous allons voir comment utiliser

  • la fonction AUJOURDHUI (pour récupérer la date système)
  • calculer le premier lundi de la semaine suivante (pas simple comme calcul)
  • le format des dates
  • le numéro de semaine (attention au calcul entre les Etats-Unis et l'Europe)
  • la fonction RECHERCHEV (pour savoir si un salarié a posé un jour d'absence)
  • les fonctions logiques ESTNA et NON (pour transformer notre recherche en test)
  • les mises en forme conditionnelles
  • la fonction INDIRECT (pour intégrer les plages nommées)
  • le traçage des bordures

Calculer la date du prochain lundi

La première chose à faire pour construire notre planning, c'est de déterminer la valeur du prochain lundi.

planning_1Pour commencer nous allons saisir en cellule A2 la date courante grâce à la fonction AUJOURDHUI.

 

 

planning_2Ensuite, sur la base de cette information et de la fonction JOURSEM, nous allons récupérer le prochain lundi grâce à la formule suivante

=A2+8-JOURSEM(A2;2)

Remplir le reste du planning

Remplir les autres jours de la semaine

Une fois que le lundi est calculé, il est facile de rajouter les dates suivantes. Il suffit de rajouter 1 à la date précédente.

=B4+1

planning_3

Changer le format des dates

planning_4Laisser la date au format jour/mois/année n'est pas très pratique. Le plus simple c'est de changer le format....

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Anniversaire – Echéance

Ce qui rend vraiment Excel intéressant c'est le fait de pouvoir changer la couleur de vos cellules -ou des lignes de votre tableau - quand une date importante approche.

C'est par exemple le cas pour les dates anniversaires ainsi que pour les dates d'échéance (facture, paiement, renouvellement de contrat, ...). Dans cette étude de cas nous allons changer la couleur des personnes qui ont un anniversaire à venir dans 7 jours. Nous allons avoir besoin de :

  • Fonction AUJOURDHUI
  • Fonction DATEDIF
  • Fonction ET
  • Les tests logiques
  • Mise en forme conditionnelle
  • Référence mixte et référence absolue

Ecart sur les mois et sur les jours

La première chose à réaliser c'est la construction d'un test sur l'écart en mois et également en nombre de jours. Pour cela, nous allons utiliser la fonction DATEDIF.

Ajout de la date du jour

Tout d'abord, nous devons rajouter dans une colonne la date du jour avec la fonction AUJOURDHUI(). Nous pouvons très bien éviter d'ajouter cette colonne supplémentaire en intégrant cette fonction dans les calculs qui suivent mais pour faciliter la compréhension, c'est mieux ainsi.

anniversaire_1

Datedif sur les mois

Dans une nouvelle colonne, nous allons effectuer un calcul pour déterminer le nombre de mois restant à atteindre avant la date anniversaire. Ceci s'obtient avec la fonction....

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Comparer 2 colonnes

La fonction RECHERCHEV, dans sa forme principale, va récupérer des informations dans une table de référence. Mais il est possible d’utiliser la fonction RECHERCHEV d’une seconde manière pour comparer les données contenues dans deux colonnes. Comparer 2 colonnes Jusqu’à présent quand la fonction RECHERCHEV retournait #N/A, nous considérions que c’était une erreur. Mais en fait #N/A signifie …

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Alerte visuelle

Être capable de créer des alertes grâce aux fonctions SI ou SI imbriqués est déjà une très bonne chose pour améliorer vos feuilles de calcul. Mais ce qui est encore mieux c’est de pouvoir changer les couleurs des cellules importantes pour que vos utilisateurs soient alertés. Pour cela nous utiliserons le menu des mises en forme conditionnelles. Présentation …

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Réaliser un test logique

Créer un test, c’est le point de départ pour un grand grand nombre de fonctions conditionnelles (comme les fonctions SI, NB.SI.ENS, SOMME.SI.ENS), mais aussi les mises en forme conditionnelles. Les mises en forme conditionnelles vous permettent en effet de changer la couleur de vos cellules selon leur valeur et cela de façon automatique. Les tests logiques …

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Création d’un calendrier automatique

Créer un calendrier tous les mois est une vraie perte de temps. Non seulement, les week-ends ne tombent jamais les mêmes jours mais en plus il faut chaque mois refaire le design de son document et y inclure les jours fériés.

Pour concevoir un calendrier automatique, nous allons avoir besoin

  • de menus déroulants de type Objet graphique
  • la fonction DATE (pour le calcul de la première date du calendrier)
  • la fonction TEXTE (pour le titre dynamique du document)
  • la fonction JOURSEM (pour les week-ends)
  • la fonction RECHERCHEV (pour les jours fériés)
  • des mises en forme conditionnelles (pour la couleur)
  • quelques lignes de code VBA (pour masquer les colonnes inutiles)

Etape 1 : ajouter un menu déroulant

Commençons par créer la feuille de calculs suivante : nous avons uniquement la liste de nos employés.

Calendrier_Automatique_1

Nous nous plaçons ensuite en cellule A1 pour créer notre menu déroulant afin de pouvoir sélectionner les mois. Assurez-vous d'avoir le menu développer d'affiché dans votre ruban. Si tel n'est pas le cas, allez dans le menu Fichier > Options > Personnaliser le ruban, puis cliquez sur le menu Développeur.

Calendrier_Automatique_2

Maintenant, dans votre Ruban, sélectionnez Développeur >  Insérer > Zone de liste déroulante

Calendrier_Automatique_3

Calendrier_Automatique_4Ensuite, cliquez et étirez votre sélection pour faire apparaître votre objet "Menu déroulant" dans votre feuille de calculs

 

Calendrier_Automatique_5Maintenant, nous allons créer la liste des mois quelque part dans notre classeur. Dans le cas de figure présent, j'ai besoin d'au moins 32 colonnes de disponibles pour mon calendrier (maximum de jours dans 1 mois + une colonne pour le nom des employés). C'est pourquoi, j'écris les mois en colonne AH (34ème colonne dans la feuille de calculs).

Calendrier_Automatique_6Ensuite, je m'occupe de lier le menu déroulant avec la liste des mois créés en AH. C'est très simple comme vous allez le voir.

  1. Sélectionnez votre objet Menu déroulant
  2. Faites un clic-droit
  3. Sélectionnez Format de contrôle

 

 

Calendrier_Automatique_7La boîte de dialogue suivante s'ouvre

Dans l'onglet Contrôle

  • Sélectionnez la plage de données contenant les mois que vous avez écrits
  • Sélectionnez la cellule A1 comme cellule liée

 

La cellule liée est la cellule qui va réceptionner la valeur du menu déroulant sélectionné. Par exemple, si vous sélectionnez le mois de Mai, la cellule liée contiendra la valeur 5. Si vous sélectionnez Septembre, la valeur dans la cellule liée sera 9 et ainsi de suite.

Mais alors, pourquoi choisir spécifiquement la cellule A1 ? Tout simplement pour que l'objet Menu déroulant masque....

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Date en surbrillance

Les dates sont des indicateurs couramment utilisés dans les feuilles de calculs et quand des dates importantes doivent être signalées, il est important de les mettre en surbrillance. Grâce aux fonctions Date d’Excel, il est possible de réaliser des calculs d’addition ou de soustraction et ainsi, de réaliser des tableaux automatisés ou semi-automatisés (en utilisant …

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Plus grand / Plus petit

Avec les mises en forme conditionnelles, il est très facile de mettre en avant les valeurs les plus élevées et les plus basses d’une série de données. Cette possibilité n’est apparue que depuis Excel 2007. Auparavant, il était quasiment impossible de réaliser cette mise en forme (ou alors en utilisant des fonctions complexes). Valeur la …

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