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Tableau croisé dynamique – Données sources recommandations

Recommandations générales

Travailler avec un tableau croisé dynamique, c’est vraiment un travail très simple. Si des problèmes surviennent, c’est bien souvent à cause du jeu de données qui est utilisé. Mais en suivant les recommandations qui suivent, vous pourrez facilement éviter ces problèmes.

En effet, il n’est pas rare de voir que les données utilisées dans un tableau croisé dynamique (TCD) ont été saisies à la main dans une feuille Excel sans le moindre contrôle de validité.

  • Date avec des formats différents
  • Texte au lieu de nombre
  • Inconsistance dans les données (Paris capitale de l’Italie)
  • Calcul d’agrégation (de regroupement) déjà effectué
  • ….

Si votre source de données est un classeur Excel, il est fort probable que vous deviez effectuer un contrôle de chaque colonne. C’est bien évidemment un très gros travail d’analyse mais c’est nécessaire si vous tenez à obtenir des résultats justes.

La meilleure des solutions serait en fait de se connecter directement à une base de données car le propre d’une base de données c’est de garantir l’intégralité des données.



Données détaillées

Pour pouvoir travailler avec un tableau croisé dynamique il est très important d’avoir des données fiables et surtout détaillées.

En anglais, le terme de granular data est utilisé pour qualifier les données qui vont être utilisées dans un tableau croisé dynamique. On peut traduire ce terme par données granulaires en référence à la notion de grain.

Plus vos données sont précises et détaillées, plus il sera facile pour vous de travailler avec un TCD.

Il est malheureusement fréquent de voir des documents qui présentent des données déjà regroupées (Chiffre d’affaire par mois, nombre de salariés par département, nombre d’interventions dans le mois, ….). Non, ce qui compte c’est le détail des données.

 

Un tableau croisé dynamique est un agrégateur ; c’est-à-dire que c’est son travail de compiler les données pour en faire ressortir les données pertinentes.



Entête de colonnes d’un TCD

Si votre source de données provient d’une feuille Excel, il n’est pas rare que l’intitulé des colonnes soit “oublié” (souvent par flemmardise). Dans ce cas de figure, n’essayez même pas d’activer le menu Insertion>TCD. Un message d’erreur apparaît systématiquement si un seul en-tête de colonne est vide.

Ce qui est compte pour un tableau croisé dynamique ce sont les en-têtes de colonne. C’est de cette façon pour le TCD de “lire” le contenu de vos colonnes.

Tous les entêtes de colonnes sont présent en étiquette de champs

Tous les en-têtes de colonnes sont présents en étiquette de champs



Les Tables

Les Tables sont très peu (trop peu) utilisées et c’est bien dommage.

En effet, en intégrant vos données dans une Table vous vous prémunissez d’un certain nombre d’erreurs comme notamment les colonnes vides.

Mais surtout le gros avantage d’intégrer vos données dans une Table c’est que toute modification de vos données sources (en plus ou en moins) se répercutera automatiquement dans votre TCD. Il ne vous sera pas nécessaire d’activer le menu Changer la source de données pour prendre en compte vos modifications.

recommandation_changer_source

Il n’est plus nécessaire de rafraîchir vos données par ce menu quand vous travaillez avec des tables

De manière générale, si vous connectez votre classeur à une source externe (comme une base de données Access ou SQL Server), l’importation se fera nécessairement dans une Table. Prenez donc l’habitude d’intégrer toujours vos données dans une table. Et en plus la navigation en sera plus aisée.

 

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