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Tableau croisé dynamique – Données hiérarchisées

Dans un tableau croisé dynamique, vous n’êtes pas limité à un seul champ dans la zone Lignes. Si vous déplacez plusieurs champs dans les zones Lignes et Colonnes, Excel va organiser leur hiérarchie en se basant sur le contenu des champs.

La hiérarchie est automatique mais doit respecter certaines règles.

Hiérarchie des données

Pour hiérarchiser les données dans un TCD, il suffit de glisser plusieurs champs dans la zone Lignes pour qu’automatiquement Excel vous présente les données hiérarchisées.

  • Faîtes glisser le champ Catégories dans la zone Lignes
  • Puis faîtes glisser le champ Sous-Catégorie

Instantanément, les catégories et sous catégories vont se retrouver hiérarchisées et ordonnées.

Il n’y a pas limite dans le nombre de champs à hiérarchiser 😁



Erreur dans la hiérarchie

Par contre, si vous mettez le champ Sous-Catégorie avant celui des Catégories, le résultat sera complètement différent.

C’est la seule contrainte à respecter quand souhaitez hiérarchiser vos données.

Afficher/Masquer les sous-totaux

Quand votre tableau croisé dynamique contient plusieurs niveaux, vous pourrez avoir la sensation d’avoir un document surcharger avec tous les sous-totaux. Mais vous pouvez facilement modifier cela.

  • Positionnez votre cellule active dans votre TCD
  • Allez dans le menu Création>Sous-totaux
  • Choisir l’option Ne pas afficher les sous-totaux

 

Le résultat devient alors le suivant. Seuls les chiffres du niveaux le plus bas sont affichés.



Déployer / Réduire

Pour déployer ou réduire les niveaux, vous pouvez le faire en cliquant sur les icônes plus et moins qui se trouvent en début de chaque ligne.

Mais si votre document est très long avec beaucoup de niveaux et de sous-niveaux, il est inutile de perdre du temps à cliquer sur tous les plus ou les moins pour déployer ou réduire vos niveaux.

L’astuce consiste à

  • Mettre votre cellule active au niveau que vous souhaitez déployer (ou réduire selon le contexte).
  • Dans le menu Analyse (ou Option selon la version d’Excel que vous utilisez), cliquez sur les icônes Déployer ou Réduire. Elles sont toutes petites, pas simple à trouver.

Exactitude des données sources

Mais pour que votre hiérarchie soit parfaite, il est indispensable que vous données sources soient correctes.

Si votre document source a été alimenté manuellement, il est fort à parier que vous aurez des erreurs de syntaxe

  • Plusieurs orthographes pour une même nom de ville ou de client
  • Des espaces en trop à la suite d’un mot
  • Des inexactitudes dans les données (erreur ville et pays d’appartenance)

Comme cela l’a déjà été évoqué, il est fortement recommandé de collecter ses données depuis une base de données (par connexion directe ou par fichier csv) plutôt que de fabriquer vous même votre propre fichier depuis Excel.

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