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Synchroniser les fichiers automatiquement

compte_1Depuis la version d’Office 2013, vous pouvez associer votre Excel à un compte Microsoft sur le web. Il y a plusieurs intérêts à travailler de cette façon

 

Stockage de données




En couplant votre compte Microsoft (hotmail, live ou encore msn) vous accédez de fait à un espace privé sur le cloud. Cet espace c’est comme un disque dur supplémentaire.

De base vous avez 5Go d’espace offert mais vous pouvez augmenter cet espace en souscrivant à un abonnement mensuel. Pour cela, vous allez sur votre espace OneDrive et en bas à gauche de la page, vous pouvez indiquer que vous voulez plus de stockage.

Sauvegarde automatique

En enregistrant vos documents sur OneDrive, ils sont instantanément sauvegardés. Et donc, en cas de perte de données (vol d’ordinateur, dommage sur votre disque dur, …) il suffit de vous connecter sur votre espace personnel pour récupérer l’intégralité des données sauvegardées sur cet espace.

A titre personnel, il m’est arrivé à 2 reprises d’avoir eu des problèmes avec mes ordinateurs (un ordinateur portable n’apprécie pas trop de tomber violemment sur le sol), direction un magasin d’informatique, achat d’un nouvel ordinateur, ouverture d’Excel, connexion à mon compte et tous les fichiers (important) sur lesquels je travaillais étaient de nouveau à l’écran ; mes clients n’ont jamais été au courant de l’incident et le travail a été délivré dans les temps 🙂

Synchronisation




En passant par votre espace “Cloud” tous vos fichiers sont synchronisés automatiquement entre votre ordinateurs et votre espace de travail “cloud“.

En effet, depuis votre ordinateur, vous avez la possibilité de créer un répertoire nommé OneDrive qui est automatiquement connecté à votre espace OneDrive dans le “Cloud“. Derrière ce terme, il faut comprendre que vous stockez vos informations sur un serveur, quelques part dans le monde mais qui sera accessible juste avec votre compte Office.

Si vous n’avez pas de répertoire OneDrive dans votre ordinateur, connectez-vous à votre compte OneDrive sur un navigateur et cliquez sur l’icône Télécharger. pour obtenir le tout petit exécutable qui vous permettra de connecter votre répertoire OneDrive (de votre ordinateur) avec votre compte OneDrive (sur le Cloud).

Suivez ensuite les étapes d’installation pour avoir en même temps vos fichiers sur votre ordinateurs et également sur le Cloud. Ce qui implique que vos fichiers seront automatiquement synchronisés.

Multi-Service

compte_2Mais il n’y a pas que depuis votre espace personnel OneDrive que vous pouvez récupérer des documents. Si votre entreprise est reliée à un compte OneDrive business ou travaille avec SharePoint, vous pouvez également rattacher votre Excel à ces comptes.

Pour visualiser l’ensemble des comptes qui sont rattachés à votre Excel, il vous suffit d’aller dans Fichier > Compte.

Prenons le cas où vous êtes en déplacement professionnel et où vous devez absolument récupérer des classeurs Excel qui sont enregistrés sur votre espace professionnel, et bien, depuis n’importe quel poste qui dispose d’Excel (ordinateur, tablette, ou même mobile), en vous connectant à votre espace pro, vous récupérerez tous vos classeurs sans qu’une tierce personne ait à vous envoyer un mail.

Associer un nouveau compte

Pour associer un compte à votre Excel, depuis le menu Fichier > Compte, vous cliquez sur Ajouter un service et dans la liste des choix vous sélectionnez le service que vous désirez.

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Là vous serez immédiatement connecté à un service après vous être authentifié avec vos identifiant et mot de passe

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Boite de connexion à OneDrive

Récupérer ses documents n'importe où

Maintenant, si vous êtes dans la situation où vous ne travaillez pas sur votre propre ordinateur mais sur celui d'un collègue (qui vous a imploré de venir l'aider sur Excel) et que, pour l'aider, vous devez récupérer des documents qui sont sur votre compte (professionnel ou personnel) et bien, il vous suffit de créer un nouveau compte pour accéder à vos dossiers sans avoir à changer d'ordinateur. N'oubliez pas de supprimer votre compte en partant de son ordinateur.

Travail à plusieurs

Ce point sera détaillé dans cet article.




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