Synchroniser et sauvegarder automatiquement vos fichiers

Temps de lecture 3 minutes

Depuis la version d'Office 2013, vous pouvez associer vos applications Office à votre compte Microsoft sur le web et ainsi synchroniser et sauvegarder automatiquement vos fichiers.

Il y a plusieurs intérêts à travailler de cette façon

  • Sauvegarde automatique de vos fichiers
  • Synchronisation de vos fichiers
  • Travailler avec des comptes pro ou personnel en même temps
  • Travailler à plusieurs sur le même document

Se connecter à son compte Microsoft

Aujourd'hui, l'utilisation d'applications professionnelles demande la connexion à un compte via son adresse mail. Excel et Office n'échappe pas à la règle.

Dans Office, pour savoir sur quel compte vous êtes connecté, il vous suffit d'aller dans Fichier > Compte pour voir le compte utilisé.

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Stockage de données

En vous connectant à votre compte Microsoft depuis Office, vous accédez en même temps à un espace privé sur le cloud. Cet espace c'est comme un disque dur supplémentaire.

L'espace alloué varie selon l'abonnement que vous avez choisi

  • Compte personnel 5 Go sont alloués gratuitement
  • Compte pro (Office 365), 1 To (1 000Go) sont associés à votre compte

Synchronisation des fichiers

Quand vous ouvrez l'explorateur de fichiers de votre ordinateur, vous voyez qu'à coté des dossiers standards "Documents", "Téléchargement", vous avez aussi un dossier OneDrive

Dossier OneDrive dans votre ordinateur

Ici, j'ai 2 dossiers car je suis connecté à un OneDrive personnel et professionnel.

Windows 10

Si vous travaillez depuis un ordinateur avec Windows 10, OneDrive est directement configuré lors de l'installation de Windows

Vous pouvez même configurer un accès à votre compte OneDrive personnel (icône blanche) et professionnel (icône bleue) sur le même ordinateur.

icone OneDrive dans la barre de tâches

Lorsque vous copiez un fichier dans votre dossier OneDrive, celui-ci est directement synchronisé dans votre Cloud personnel.

Synchronisation des fichiers en cours

Avant Windows 10

Si vous travaillez avec une version antérieure à Windows 10, vous n'avez pas de répertoire OneDrive par défaut d'installé sur votre ordinateur. Pour remédier à cela, il faut suivre les étapes suivantes :

  1. Connectez-vous à votre compte OneDrive sur un navigateur
  2. Téléchargez l'applicatif (en bas à gauche)
  3. Suivez les étapes d'installation
Téléchargement de l'application OneDrive

Un répertoire OneDrive s'installe alors dans votre ordinateur dans lequel vos fichiers sur le cloud et sur votre ordinateur seront synchronisés.

Installation d'un OneDrive pro et personnel

La vidéo suivante va vous montrer comment avoir, sur un même ordinateur, un compte OneDrive professionnel et personnel.

Sauvegarde automatique

En travaillant sur des documents enregistrés sur OneDrive ou SharePoint, ils sont instantanément sauvegardés à chaque modification ; sans avoir à activer l'enregistrement.

Vous pouvez d'ailleurs le contrôler en regardant l'option d'enregistrement automatique sur la barre d'accès rapide.

Fichier Office enregistré automatiquement

Par contre, si le fichier est enregistré sur un fichier local, comme Mes Documents, l'icône vous indique que le fichier n'est pas sauvegardé automatiquement.

Les fichiers Office ne sont pas sauvegardés automatiquement

Associer plusieurs comptes

Mais il n'y a pas que depuis votre espace personnel OneDrive que vous pouvez récupérer des documents. Si votre entreprise est reliée à un compte OneDrive business ou travaille avec SharePoint, vous pouvez également rattacher votre Excel à ces comptes.

Pour visualiser l'ensemble des comptes qui sont rattachés à votre Excel, il vous suffit d'aller dans Fichier > Compte.

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Associer un nouveau compte

Pour associer un compte à votre Excel, depuis le menu Fichier > Compte, vous cliquez sur Ajouter un service. Depuis la liste des choix, vous sélectionnez le service que vous désirez ajouter.

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L'authentification à ce service vous sera demandé.

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Boite de connexion à OneDrive

Et juste après, le service sera ajouté à votre liste de partage.

Récupérer ses documents n'importe où

En ayant un compte Office dans lequel vous avez sauvegardés vos fichiers, il vous est très facile de pouvoir y accéder depuis n'importe quel ordinateur dans le monde.

Si vous êtes dans la situation où vous ne travaillez pas sur votre propre ordinateur mais sur celui d'un collègue, il vous suffit de vous connecter avec votre adresse professionnelle à Excel, pour accéder à l'ensemble de vos dossiers. N'oubliez pas de supprimer votre compte en partant de son ordinateur.

Vous pouvez aussi le faire depuis un mobile avec l'application, gratuite, Office Apps.

Connexion à son compte Office 365 depuis un mobile

Vidéo explicative

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