En associant vos applications Office avec votre compte Microsoft, vos fichiers sont automatiquement synchronisés et sauvegardésr 👍😎
Se connecter à son compte Microsoft
Aujourd'hui, l'utilisation d'applications professionnelles demande la connexion à un compte via son adresse mail. Excel et Office n'échappent pas à la règle.
Dans Office, pour savoir sur quel compte vous êtes connecté, il vous suffit d'aller dans Fichier > Compte pour voir le compte utilisé.
Stockage de données
En vous connectant à votre compte Microsoft depuis Office, vous accédez en même temps à un espace privé sur le cloud. Cet espace c'est comme un disque dur supplémentaire.
L'espace alloué varie selon l'abonnement que vous avez choisi.
- Compte personnel 5 Go sont alloués gratuitement
- Compte pro (Office 365), 1 To (1 000Go) sont associés à votre compte.
Synchronisation des fichiers
Quand vous ouvrez l'explorateur de fichiers de votre ordinateur, vous voyez qu'à côté des dossiers standard "Documents", "Téléchargement", vous avez aussi un dossier OneDrive
Ici, j'ai 2 dossiers car je suis connecté à un OneDrive personnel et professionnel.
Windows 10
Si vous travaillez depuis un ordinateur avec Windows 10, OneDrive est directement configuré lors de l'installation de Windows.
Vous pouvez même configurer un accès à votre compte OneDrive personnel (icône blanche) et professionnel (icône bleue) sur le même ordinateur.
Lorsque vous copiez un fichier dans votre dossier OneDrive, celui-ci est directement synchronisé dans votre Cloud personnel.
Avant Windows 10
Si vous travaillez avec une version antérieure à Windows 10, vous n'avez pas de répertoire OneDrive par défaut d'installé sur votre ordinateur. Pour remédier à cela, il faut suivre les étapes suivantes :
- Connectez-vous à votre compte OneDrive sur un navigateur
- Téléchargez l'applicatif (en bas à gauche)
- Suivez les étapes d'installation.
Un répertoire OneDrive s'installe alors dans votre ordinateur dans lequel vos fichiers sur le cloud et sur votre ordinateur seront synchronisés.
Installation d'un OneDrive pro et personnel
La vidéo suivante va vous montrer comment avoir, sur un même ordinateur, un compte OneDrive professionnel et personnel.
Sauvegarde automatique
En travaillant sur des documents enregistrés sur OneDrive ou SharePoint, ils sont instantanément sauvegardés à chaque modification ; sans avoir à activer l'enregistrement.
Vous pouvez d'ailleurs le contrôler en regardant l'option d'enregistrement automatique sur la barre d'accès rapide.
Par contre, si le fichier est enregistré sur un fichier local, comme Mes Documents, l'icône vous indique que le fichier n'est pas sauvegardé automatiquement.
Associer plusieurs comptes
Mais il n'y a pas que depuis votre espace personnel OneDrive que vous pouvez récupérer des documents. Si votre entreprise est reliée à un compte OneDrive business ou travaille avec SharePoint, vous pouvez également rattacher votre Excel à ces comptes.
Pour visualiser l'ensemble des comptes qui sont rattachés à votre Excel, il vous suffit d'aller dans Fichier > Compte.
Associer un nouveau compte
Pour associer un compte à votre Excel, depuis le menu Fichier > Compte, vous cliquez sur Ajouter un service. Depuis la liste des choix, vous sélectionnez le service que vous désirez ajouter.
L'authentification à ce service vous sera demandée.
Et juste après, le service sera ajouté à votre liste de partage.
Récupérer ses documents n'importe où
Si vous disposez d'un compte Office avec lequel vous avez sauvegardé vos fichiers, il vous est très facile de pouvoir y accéder depuis n'importe quel ordinateur dans le monde.
Si vous êtes dans la situation où vous ne travaillez pas sur votre propre ordinateur mais sur celui d'un collègue, il vous suffit de vous connecter avec votre adresse professionnelle à Excel, pour accéder à l'ensemble de vos dossiers. N'oubliez pas de supprimer votre compte en quittant son ordinateur..
Vous pouvez aussi le faire depuis un mobile avec l'application, gratuite, Office Apps.
Vous trouverez des informations complémentaires sur la synchronisation et la sauvegarde des fichiers sur le site de Microsoft.
