Rendre vos données anonymes cela signifie vous allez "encoder" vos données afin de les rendre incompréhensibles pour vos tiers.
Si vous avez des données sensibles dans un classeurs comme des adresses, des numéros de compte, ... et que vous devez partager votre classeur avec d'autres collaborateurs, cet article va vous expliquer comment rendre vos données "sensibles " incompréhensibles.
Mise à jour - Nouvelle technique
Grâce aux nouvelles fonctions modernes d'Excel, une solution plus élaborée de cryptage des données vous est proposée dans cet article.
Document initial
Imaginons que vous êtes journaliste et que vous recevez un jour un fichier semblable à celui-ci dans votre boîte mail (toutes les données suivantes sont fictives).
Comme vous n'êtes pas familier de l'analyse de données, vous souhaitez transmettre ces données à des experts qui vont se charger de faire l'analyse à votre place. Donc, pour éviter que les personnes qui vont travailler sur votre fichier ne connaissent la réelle identité des personnes concernées, nous allons "encoder" nos données.
Étape 1 : Extraire les données sans doublon
Tout d'abord, nous allons commencer par dupliquer la colonne contenant les noms vers la colonne H. Vous pouvez le faire d'un seul clic grâce à la touche Ctrl et l'astuce vue dans cet article.
Puis, vous allez appliquer une suppression des doublons pour ne conserver qu'une seule fois le nom des personnes. Le résultat devient alors le suivant :
Nous pouvons voir que nous avons toujours 2 fois Jacky Chin car le prénom est orthographié de 2 manières différentes dans la liste initiale. Il serait tentant de corriger l'erreur dans le fichier source mais en analyse de données, il faut toujours laisser les données brutes en l'état. Mais, cela n'influencera pas notre travail pour rendre anonymes les données.
Étape 2 : Rajouter vos codes
En colonne I, nous allons rajouter les codes qui vont remplacer les noms d'origine. Nous allons tout simplement écrire dans la cellule I2 la valeur NOM001. Ensuite, il nous suffira de tirer sur la poignée de recopie pour qu'automatiquement Excel augmente la valeur des chiffres. Le résultat devient alors :
Étape 3 : Remplacer les noms par les codes
Dans les faits, nous n'allons pas réellement remplacer les noms par leur code un par un (ça serait trop long) mais nous allons utiliser la fonction RECHERCHEV pour nous aider dans cette tâche.
Nous venons de créer un tableau de références qui associe les noms d'origine avec les codes que nous souhaitons leur attribuer. C'est sur la base de ce tableau que nous allons construire notre formule.
Nous allons commencer par insérer une nouvelle colonne dans notre tableau initial en colonne B (clic-droit>Insérer).
- Nous écrivons la valeur à chercher (ici A2)
- Puis, nous recherchons cette valeur dans notre tableau de références (l'association noms d'origine et noms codés).
- Enfin nous finissons par la valeur de la colonne à retourner et par le paramètre 0 (recherche exacte).
Le résultat devient alors :
=RECHERCHEV(A2;$I$2:$J$11;2;0)
Étape 4 : Remplacer les formules par les valeurs
La colonne B contient actuellement le résultat d'une formule. Il faut maintenant convertir ce résultat en valeur. Cette opération se fait très facilement par un collage spéciale en valeur.
- Sélectionnez vos cellules de la colonne B et effectuez un simple copier.
- Ne changez surtout pas votre sélection et activez le menu collage spécial en cliquant sur la petite flèche en dessous de l'icône Coller.
- Dans les options proposées, sélectionnez l'icône suivante pour faire un collage en tant que valeur.
De cette façon, toutes les formules ont été remplacées par leur valeur respective dans les cellules.
Étape 5 : Suppression de la colonne des noms
Maintenant que la colonne contenant les noms codés n'est plus liée à la colonne des noms d'origine, nous pouvons en toute tranquillité supprimer la colonne A. Ainsi, nos données sont complètement anonymes et nous pouvons l'envoyer à qui nous le souhaitons sans risque de fuite ???
Étape 6 : Revenir au document original
Maintenant, si votre interlocuteur vous a restitué le document complété des informations qui vous manquaient, il est donc important maintenant de faire le processus inverse. C'est-à-dire remplacer les noms codés par les noms d'origine.
Là encore, nous allons utiliser la fonction RECHERCHEV pour effectuer ce travail mais au préalable, nous devons permuter les colonnes du tableau contenant les noms d'origine et les noms codés.
En effet, pour pouvoir fonctionner correctement, les données à lire (le nom codé) doivent toujours être dans la première colonne du tableau de référence.
=RECHERCHEV(A2;$I$2:$J$11;2;0)
Pour finir, il ne vous reste plus qu'à convertir des données de la colonne B en valeur (collage spécial valeur) comme nous l'avons fait précédemment et de supprimer la colonne A pour revenir à votre document original.
