C’est quoi le menu Relation ?

Le menu Relation fait partie des outils de l'onglet Données. Cet article va vous montrer comment l'utiliser

Menu Relation

Depuis la version d'Excel 2013, une nouvelle fonctionnalité a été ajoutée au menu Données, il s'agit du menu Relation.

Dans quel cas utiliser cet outil ?

Dans un grand nombre de situation, les tableaux Excel sont gigantesques avec de nombreuses colonnes.

Seulement, un grand nombre de données se répètent. Par exemple, nous avons une colonne pour les villes et une autre pour les états. Or, une ville est rattachée à un seul Etat.

Donc l'idée, c'est d'isoler dans des tableaux distincts des données qui sont dépendantes les unes des autres.

Donc dans ce cas de figure, j'ai créé un tableau avec la relation entre les villes et les Etats, mais aussi un autre tableau entre le nom des clients et les villes.

L'avantage de travailler de cette façon, c'est de pouvoir réduire la taille de vos classeurs.

Création de tableaux obligatoire

Pour mettre en relation des données qui sont réparties à plusieurs endroits de votre classeur, il est indispensable de les insérer dans des tableaux

L'utilisation des tableaux va vous permettre de mettre en relation plusieurs tables grâce à 2 points particuliers

• Le nom des tableaux est unique dans tout le classeur (il n'est pas nécessaire de conserver les tableaux dans la même feuille de calcul)
• Dans un tableau, chaque colonne a un nom unique

Mettre en relation les tableaux

Maintenant que nous avons attribué un nom à chacun de nos tableaux, nous allons pouvoir indiquer à Excel comment les associer grâce au menu Relation.

1. Cliquez sur le menu Données > Relation
2. Dans la boîte de dialogue, associer le nom des tables avec les colonnes en correspondance

Dans notre exemple, Excel a automatiquement créer les relations en se basant sur le nom des colonnes identiques (trop fort l'intelligence artificielle 😍😍😍)

Maintenant, la détection automatique n'est pas possible, il suffit de cliquer sur le bouton Nouveau...

Là, vous devez indiquer les 2 tables à mettre en relation et les noms de colonne qui contiennent des données communes

Comment l'utiliser ?

Est-ce que cette fonctionnalité va remplacer RECHERCHEV ou RECHERCHEX ? Non pas du tout et ce n'est pas le but. En fait, cette fonctionnalité s'applique uniquement avec des Tableaux Croisés Dynamiques.

Une fois que les relations entre les tableaux ont été créées, vous pouvez les associés dans un tableau croisé dynamique.

Quand vous créez un TCD à partir d'un tableau, vous ne voyez QUE les entêtes du tableau sélectionné. Mais quand ce tableau est relié à d'autres tableaux par l'outil de relation, une nouvelle option s'affiche qui permet d'afficher toutes les tables en relation 😎

Mais pour Excel, ce n'est pas suffisant, il faut intégrer ces données dans le Modèle de données

Ensuite, toutes les tables en relation sont visibles pour le TCD

Il suffit juste de prendre les champs appartenant à 2 tables différentes pour créer un TCD avec des tables distinctes