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Planning hebdomadaire

Il est très fréquent dans les entreprises de devoir faire des plannings hebdomadaires. Dans cet article je vais vous montrer comment transformer les jours d’absence posés par les salariés en couleur dans votre planning. Aucune programmation n’a été utilisée dans cet exercice.



Pour construire ce type de classeur, nous allons avoir besoin de :

  • la fonction AUJOURDHUI (pour récupérer la date système)
  • calculer le premier lundi de la semaine suivante (pas simple comme calcul)
  • le format des dates
  • le numéro de semaine (attention au calcul entre les Etats-Unis et l’Europe)
  • la fonction RECHERCHEV (pour savoir si un salarié a posé un jour d’absence)
  • les fonctions logiques ESTNA et NON (pour transformer notre recherche en test)
  • les mises en forme conditionnelles
  • la fonction INDIRECT (pour intégrer les plages nommées)
  • le traçage des bordures

La construction de ce classeur n’est pas simple mais une fois mis en place, il va vous faire gagner beaucoup de temps. Vous pourrez télécharger le fichier à la fin de cet article.

Etape 1 : Calculer la date du prochain lundi



La première chose à faire pour construire notre planning, c’est de déterminer la valeur du prochain lundi.

planning_1Pour commencer nous allons saisir en cellule A2 la date courante grâce à la fonction AUJOURDHUI.

 

 

planning_2Ensuite, sur la base de cette information et de la fonction JOURSEM, nous allons récupérer le prochain lundi grâce à la formule suivante

=A2+8-JOURSEM(A2;2)

Etape 2 : Remplir les autres jours de la semaine

Une fois que le lundi est calculé, il est facile de rajouter les dates suivantes. Il suffit de rajouter 1 à la date précédente.

=B4+1

planning_3

Etape 3 : Changer le format des dates

planning_4Laisser la date au format jour/mois/année n’est pas très pratique. Le plus simple c’est de changer le format d’affichage des dates grâce au code personnalisé pour afficher la première date de la façon suivante :

=jjj jj mmm


Etape 4 : Numéro de semaine

Le numéro de semaine se déduit du premier lundi grâce à la fonction NO.SEMAINE.ISO. Ici, on prend la formule NO.SEMAINE.ISO car la fonction NO.SEMAINE ne retourne pas nécessairement la bonne valeur, comme cela a été précisé dans cet article.

=NO.SEMAINE.ISO(B4)

Etape 5 : Concaténation des cellules

 

Nous devons maintenant effectuer une recherche entre notre feuille hebdomadaire et la table qui contient les jours posés. Le calendrier est construit sur la base de dates (en ligne) et de noms de salariés (en colonne).

Pour pouvoir retrouver dans la table des jours d’absence des salariés, le jour d’absence d’un salarié à une date précise nous n’avons pas d’autres alternatives que de créer une colonne supplémentaire qui va concaténer le nom du salarié et la date d’absence.

planning_4b

Le résultat n’est pas “esthétique”.

En fait, lors de la concaténation, nous ne pouvons pas garder le format de la date (plus d’explication sur le format des dates dans cet article et aussi sur la fonction TEXTE).

Mais cela n’a pas d’importance pour notre test. L’important c’est d’être capable de déterminer de façon unique dans une seule colonne, le jour où un salarié est absent.



Etape 6 : Référence mixte

Maintenant, nous devons utiliser la fonction RECHERCHEV qui va être capable de “regarder” si l’association Salarié + Date existe dans la table des jours d’absence.

Mais, avant cela, nous allons écrire une référence mixte qui va récupérer le nom des salariés associés aux dates.

=$A5&B$4

planning_5

Les dates sont au format Standard

Comme vous le voyez, à chaque intersection, nous récupérons le croisement de la date et du nom du salarié.

Etape 7 : Création de la fonction RECHERCHEV

L’étape précédente peut vous paraître anodine mais c’est la clé de tout ce classeur.

OR

Etape 12 : Bordures

Améliorer la présentation est toujours conseillé pour tout ceux qui vont travailler avec votre document.

Si vous perdez trop de temps à tracer vos bordures, vous pouvez voir la vidéo dans cet article pour améliorer votre technique.

planning_13




Lien Permanent pour cet article : https://www.excel-exercice.com/planning-hebdomadaire/

(1 commentaire)

  1. Vincent Debever

    Bonjour,

    Merci pour ce tuto. Vous montrez qu’en ajoutant une date et un salarié dans le tableau 1 permet de mettre en rouge l’intersection correspondante dans le planning. Mais est-il possible de mettre un salarié avec une date de début de congé et une de fin pour mettre en rouge toute la période de congé plutôt que de faire date par date ?

    Merci d’avance,
    Bonnes fêtes de fin d’année

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