Avec Power Query, il est très facile d'importer plusieurs fichiers Excel en un seul.

Ici, nous allons traiter un cas d'importation de plusieurs fichiers textes, mais ça fonctionne aussi avec des csv ou Excel. Si vous ne connaissez pas bien Power Query, vous trouverez à la fin de cet article un lien vers Udemy pour y suivre une formation.

Plusieurs fichiers de même structure

Dans un répertoire nous avons plusieurs fichiers, comme le montre l'image ci-dessous.

Tous ces fichiers ont exactement la même structure.

Nous voulons fusionner tous ces fichiers en un seul. L'opération est fort simple.

Étape 1 : Importer les fichiers d'un répertoire

Ouvrir le menu

1. Données
2. Obtenir des données
3. À partir d'un fichier
4. À partir d'un dossier

Étape 2 : Chemin d'accès à traiter

Dans la boîte de dialogue suivante, indiquer le chemin d'accès du répertoire à traiter.

Étape 3 : Ouvrir les données dans Power Query

Ensuite, il faut ouvrir Power Query en cliquant sur le bouton Transformer les données

Power Query est ouvert et nous voyons tous les fichiers contenus dans le répertoire avec des détails des fichiers

• Nom
• Extension
• Date d'accès
• Date de création
• Date de modification
• Le chemin
• Et ....... Le contenu en toute première position (nous y reviendrons)

Étape 4 : (Facultatif) Appliquer des filtres

Dans notre cas de figure, le répertoire contient uniquement tous les fichiers que vous souhaitons fusionner. Mais vous pouvez parfaitement appliquer des filtres pour exclure certains fichiers.

Filtrer sur l'extension

Si par exemple, votre répertoire contient plusieurs type de fichiers (Excel, csv, ...), vous pouvez très facilement ne conserver qu'un seul type d'extension en appliquant un filtre sur la colonne.

Ou aussi, vous pouvez faire un clic-droit sur le type d'extension à conserver en :

1. Sélectionnant le type d'extension.
2. Faire un clic-droit.
3. Choisir Filtres textuels.
4. Puis Est égal à.

Filtre sur le répertoire

De la même façon, il est préférable d'appliquer un filtre sur la colonne Folder Path (Chemin d'accès).

En effet, si le répertoire indiqué à l'étape 2 a des sous-répertoires, l'outil d'importation des fichiers affiche tous les fichiers des dossiers et sous-dossiers.

Pour s'assurer de ne traiter QUE les fichiers du bon répertoire, là aussi il est préférable de filtrer la colonne uniquement sur le nom du dossier à traiter.

Étape 5 : Ne conserver que la colonne "Content"

En fait, les colonnes qui affichent le détail des fichiers ne sont utiles que pour effectuer les filtrages. Une fois que vous avez effectué les filtres nécessaires à votre projet, il faut ne conserver que la colonne Content.

Pour cela, vous faites :

1. Un clic-droit sur l'en-tête de la colonne Content.
2. Sélectionnez, Supprimer les autres colonnes.

Étape 6 : Déployer les fichiers

Dans la seule colonne qu'il nous reste, vous voyez dans l'en-tête, une icône avec une double-flèche. Cette icône c'est l'icône de déploiement de tous les fichiers.

Immédiatement, une boîte de dialogue vous propose une solution de découpage des colonnes. Seulement, dans notre exemple, Power Query n'a pas compris que le séparateur de colonnes était la tabulation.

Nous avons 2 modifications à réaliser ici :

• Changer le type de délimiteur.
• Utiliser l'encodage UTF-8 (pas obligatoire mais c'est celui qui interprète le mieux les caractères français).
• Valider en appuyant sur le bouton OK.

Power Query s'ouvre avec tous les fichiers fusionnés. ???????? Remarquez le nombre de requêtes qui ont été automatiquement générées. Il n'est pas recommandé de modifier quoi que ce soit dans ces requêtes.

Étape 7 : Apporter quelques transformations aux données

Nous pourrions les transférer telles quelles dans Excel mais il reste 2 modifications à effectuer avant que tout ne soit parfait.

Première ligne en ligne d'en-tête

Tout d'abord, nous allons indiquer que la première ligne de nos données constitue les en-têtes de colonnes avec le menu Transformer > Utiliser la première ligne pour les en-têtes.

De plus, cette action détermine le type de données contenues dans les colonnes. Dans la barre d'en-têtes, chaque type de données est identifié par un pictogramme.

Retirer les autres premières lignes

• Comme chacun des fichiers étaient construits de la même façon, chacun a donc une première ligne d'en-têtes similaire.
• Nous avons utilisé la première pour l'en-tête globale de notre document fusionné, mais il en reste 8 autres dans notre cas.
• Pour les supprimer, il suffit de filtrer la première colonne et de décocher la valeur ticker dans notre exemple.

Étape 8 : Charger dans Excel

Le travail est maintenant terminé. Il ne reste plus qu'à charger les données dans Excel (Accueil > Fermer et Charger)

Les données sont transférées dans Excel et on peut voir le nombre de lignes au total après fusion des 9 fichiers texte.

Formation Power Query

Power Query est l'outil moderne d'importation et de transformation des données. Son utilisation est très simple et ne nécessite pas de connaissance avancé d'Excel ni de connaissance en programmation.

Si vous voulez vous former à l'utilisation de Power Query, voici ma formation sur Udemy très simple d'accès. Vous y trouverez cet exemple comme support de cours.