Lors de la sortie de la version d'Excel 2007, les fichiers Excel (et d'Office de manière générale) ont vu leurs extensions modifiées. Jusqu'alors, il n'était possible d'enregistrer les classeurs qu'au format xls. Mais depuis Excel 2007 vous pouvez aussi enregistrer vos classeurs au format xlsx ou xlsm.
Même si l'extension se terminant par un X est ancienne, un grand nombre d'entreprises continuent d'enregistrer leurs documents au format xls ?
Cet article a pour but de vous présenter les avantages de travailler avec des classeurs au format .xlsx (ou .xlsm).
Fichiers mieux compactés
Si vous avez sur votre ordinateur un fichier xls et que vous l'enregistrez au format xlsx, vous constaterez que la taille du fichier a été significativement réduite.
Ceci est dû au fait que les nouveaux formats d'enregistrement des fichiers Excel respectent la norme XML ; d'où le x à la fin de l'extension .xlsx
Afficher la structure XML
Dans certaines circonstances particulières, il est possible de corriger des problèmes en éditant le fichier XML.
Mais attention ! Si vous modifiez les fichiers xml, vous risquez de détruire l'architecture très précise qui construit un fichier Excel et donc de corrompre votre classeur
Protection contre les macros
Vous pouvez vous prémunir d'ouvrir un classeur qui peut contenir un code inconnu et potentiellement dangereux en regardant juste l'extension.
- xlsM, le fichier contient un programme (une macro)
- xlsX, le fichier ne contient aucun programme
Une macro, c'est un programme écrit au sein même du fichier Excel qui permet de faire des opérations répétitives (ouvertures de fichiers, comparaison de données, regroupement de données sur plusieurs feuilles, ...).
‼️ Une macro peut s'exécuter dès l'ouverture du fichier sans demander l'intervention de l'utilisateur. Avec un fichier xls, vous ne pouvez pas savoir si votre classeur contient des macros ou non. Un classeur xlsx n'est pas de macro et votre classeur est sécurisé.
Taille d'une feuille de calcul agrandie
- Dans un classeur xls, les limites sont de 65 536 lignes (216) et de 256 colonnes (28) qui correspond à la colonne IV.
- Avec un classeur xlsx (et xlsm), les limites sont de 1 048 576 lignes (220) et de 16 384 colonnes (214), soit la colonne XFD
Ce point n'est pas anecdotique ! Si vous enregistrez votre classeur au format xls, vous n'aurez que 65536 lignes même si vous travaillez avec la toute dernière version d'Excel ???
Prise en charge des Tableaux
La notion de Tableau a fait son apparition avec la version d'Excel 2007. Travailler avec des tableaux amène de nombreux avantages comme
- Simplifier la sélection des données
- Créer des références dynamiques dans vos fonctions
Nouvelle gestion des couleurs et des thèmes
Avec des fichiers xlsx, vous avez une gamme de couleurs beaucoup plus importante que les 56 couleurs proposées par le format xls. Avec un fichier xlsx, vous avez toutes les combinaisons possible RGB (red, green, blue).
Dans un fichier xlsx, les couleurs sont regroupées dans des thèmes qui sont personnalisables. En appliquant un thème, vous appliquez un modèle et en changeant de thèmes, c'est toutes les couleurs de votre classeur qui sont modifiées.
Intégration dans des pages Web
Tous les navigateurs web interprètent du code XML. Donc, quand un classeur est enregistré au format xlsx, il peut être incorporé (embedded) dans une page web.
Par exemple ici, vous avez un classeur Excel avec la date du jour retournée par la fonction AUJOURDHUI(). Si la date de paiement est vide, l'écart en nombre de jours s'affiche en colonne D. Modifiez certaines dates pour voir le résultat immédiatement dans le classeur
Conclusion
Un classeur Excel enregistré au format xlsx ne présente que des avantages par rapport au format ancien xls. Il vous est donc conseillé de migrer tous vos fichiers xls vers le nouveau format xlsx pour bénéficier des nouveaux outils (comme les tables ou mises en forme conditionnelles avancées).
Vous trouverez des informations complémentaires sur les formats de fichiers Excel sur le site de Microsoft.