Utilisation de Power Query
Pour ce travail, nous allons utiliser l'outil Power Query. Il faut donc que vous ayez au minimum Excel 2013. Une fois l'extraction terminée, vous pourrez utiliser les graphiques en rayons de soleil ou compartimentage pour représenter la hiérarchie dans vos dossiers.
Étape 1 : Se connecter à un répertoire
- Menu Données
- Cliquez sur Obtenir des données
- Puis À partir d'un fichier
- Et enfin, À partir d'un dossier
- Dans la boîte de dialogue, cliquez sur l'icône Parcourir ...
- Dans la fenêtre de sélection du dossier, choisissez celui dont vous voulez extraire l'arborescence.
Votre dossier est prêt à être chargé dans Power Query
- Cliquez sur OK
- Et enfin sur Modifier.
Ensuite, le résultat se charge dans Power Query.
Étape 2 : Ajouter la taille de vos fichiers
Power Query affiche beaucoup de détails sur les fichiers mais la taille des fichiers n'est pas visible. Du moins, pas pour l'instant.
La colonne Attributes contient des données essentielles que nous allons afficher.
1. Cliquez sur la double-flèche de la colonne Attributes
2. Sélectionnez seulement la case Size (Taille de vos fichiers en français)
Étape 3 : Conserver seulement 3 colonnes
Seules 3 colonnes nous intéressent dans l'importation des répertoires avec Power Query
- Le chemin
- Le nom des fichiers
- La taille
L'ordre de sélection est très important dans Power Query. Sélectionnez dans cet ordre
- La colonne Folder Path
- Puis la colonne Name (avec la touche Ctrl)
- Et enfin la colonne Size
- Faites un clic-droit sur les en-têtes
- Sélectionnez Supprimer les autres colonnes
Non seulement les autres colonnes sont supprimées, mais en plus, les colonnes sont réordonnées en respectant la sélection.
Étape 4 : Renommer les colonnes
Cette étape n'est pas indispensable mais pour les francophones c'est mieux ????.
- Double-cliquez dans la colonne Folder Path et écrivez Chemin.
- Double-cliquez dans la colonne Name et écrivez Nom.
- Double-cliquez dans la colonne Size et écrivez Taille.
Et c'est déjà terminé ????????????. 4 étapes ont suffi pour extraire la liste des fichiers, leurs tailles et de leurs répertoires.
Les étapes qui suivent ne sont pas nécessaires mais vont être utiles pour la création de graphiques Rayons de soleil ou Compartimentage
Étape 5 : Supprimer les chemins communs
Comme Power Query a ramené le chemin en entier, nous allons retirer le chemin commun à tous les fichiers. C'est la chaîne de l'étape 1.
- Faites un clic-droit sur la colonne Chemin
- Sélectionnez l'option Remplacer les valeurs
- Saisissez la chaîne à rechercher (ici C:\Users\fred_\OneDrive\20_EXCEL\)
- Laissez vide la chaîne de remplacement
Étape 6 : Séparer les sous-répertoires
Dans n'importe quel language informatique cette étape est un enfer. ???????? Mais dans Power Query, cela ce fait en un clic ????????
- Sélectionner la colonne Chemin
- Clic-droit sur l'en-tête de colonne Chemin
- Fractionner la colonne
- Par délimiteur ...
Là, vous indiquez que le délimiteur c'est
- Option Personnalisée
- Symbole \
- Choisissez l'option Chaque occurrence du délimiteur
Et vous avez maintenant tous les niveaux hiérarchiques depuis votre répertoire initial.
Formation Power Query
Power Query est l'outil moderne d'importation et de transformation des données. Son utilisation est très simple et ne nécessite pas de connaissance avancée d'Excel ni de connaissance en programmation.
Si vous voulez vous former à l'utilisation de Power Query, je vous ai conçu cette formation sur Udemy très simple d'accès (la vidéo de cet exemple est gratuite)