Comment construire un classeur Excel pour afficher les anniversaires à venir ? La technique fonctionne aussi pour les échéances comme des dates de livraison, des dates de paiement, ...

Etape 1 : Ajout de la date du jour

Tout d'abord, nous devons rajouter dans une colonne la date du jour avec la fonction AUJOURDHUI.

=AUJOURDHUI()

Etape 2 : Différence sur les mois

Nous allons effectuer un calcul pour déterminer le nombre de mois restant à atteindre avant la date anniversaire. 

Ceci s'obtient avec la fonction DATEDIF et le paramètre "ym" (nombre de mois dans l'année courante).

Comme nous travaillons dans un tableau (Insertion > Tableau)

Et donc, les références des colonnes sont nommées

=DATEDIF([@[Date Naissance]];[@Aujourdhui];"ym")

Etape 3 : Différence sur les jours

De même nous allons effectuer un calcul au niveau des jours pour savoir quand l'échéance se rapproche.

=DATEDIF([@[Date Naissance]];[@Aujourdhui];"md")

Etape 4 : Analyser les résultats

Lorsque l'on étudie les résultats de près, on constate

• que pour les anniversaires à venir, les valeurs de l'écart en jours et mois est très élevé
• que pour les anniversaires passés, les valeurs sont proches de 0

Pas simple de créer un test dans ces conditions, sauf si on introduit un nombre de jours qui vont précéder l'alerte.

Etape 5 : Ajout d'un délai avant l'anniversaire

Nous allons poser un paramètre qui va être utilisé dans tous les calculs d'écarts de mois et de jours. La référence de cette cellule doit être absolue pour rester invariablement en I2.

Pour les calculs d'écart sur les mois nous avons maintenant

=DATEDIF([@[Date Naissance]]-$I$2;[@Aujourdhui];"ym")

Pour les calculs d'écart sur les jours, la formule est

=DATEDIF([@[Date Naissance]]-$I$2;[@Aujourdhui];"md")

Nous constatons dès lors qu'un anniversaire à venir affiche des valeurs proches de 0 dans notre feuille de calcul excel.

Etape 6 : Tester les valeurs des 2 colonnes

Pour la colonne des mois c'est facile, la valeur doit être égale à 0.

=[@Colonne1]=0

Pour la colonne des jours, le test va porter sur la cellule qui contient le délai en jour (soi I2).

Nous allons donc nous servir de cette donnée pour écrire notre second test.

=[@Colonne2]<=$I$2

Il ne nous reste plus qu'à intégrer ces 2 tests dans une fonction ET.

=ET([@Colonne1]=0;[@Colonne2]<=$I$2)

Etape 7 : Mise en forme conditionnelle

Nous allons nous servir du précédent test pour changer la couleur des cellules proches d'un anniversaire avec les mises en forme conditionnelle Accueil > Mise en forme conditionnelle > Nouvelle règle

1. Sélectionnez l'option Utiliser une formule ...
2. Copier la formule précédente en respectant l'astuce décrite ci-dessous
3. Cliquez sur Format pour changer le format des cellules qui répondent à la condition

Astuce : Pour que les références d'un tableau soient reconnues par les mises en forme conditionnelle, il faut écrire les références du tableau dans une fonction INDIRECT avec le nom du tableau

Si cette écriture est trop compliquée, vous pouvez parfaitement l'écrire avec les références classiques d'Excel

Etape 8 : Modifier la plage de colorisation

Maintenant, il faut que cette règle s'applique à toute la ligne.

Pour cela vous retourner dans le menu Accueil > Mise en forme conditionnelle > Gérer les règles

Dans la zone S'applique à, sélectionnez tout votre tableau

Le résultat final est le suivant

Vidéo explicative

Vous retrouverez toutes les explications dans cette vidéo tutorielle.