Cet article vous présente les options que vous trouverez dans le classeur Excel qui propose un calendrier avec enregistrement des données.

Pour faire le suivi de l'activité de leurs employés, beaucoup d'entreprises utilisent Excel pour concevoir des calendriers de suivi des temps. La disposition d'une feuille de calcul en ligne et en colonne propose une solution simple pour simplifier la saisie de l'activité de chaque employé.

Mais il y a un problème. Si la saisie est simple à réaliser dans Excel, l'enregistrement des données d'un mois sur l'autre demande nécessaire l'écriture d'un programme.

Nous avons développé le calendrier suivant pour remédier à ce problème. Le classeur enregistrera toutes les données liées à un employé.

Contenu du classeur

Le classeur se compose de 3 feuilles de calcul

• Le calendrier
• Les paramètres
• L'historique des données

Chaque nouvel ajout dans le calendrier engendre automatiquement un enregistrement dans Excel, dans la feuille Données Historisées.

Débloquer les macros du classeur

Microsoft a récemment bloqué les fichiers contenant des programmes VBA pour des classeurs venant du web. Pour rendre le fichier utilisable, il faut procéder de la façon suivante :

Comment se réalise l'enregistrement des données ?

• Le programme détecte chaque modification.
• Ensuite, la feuille Données Historisées enregistrera immédiatement l'information.
• La feuille Données Historisées est donc fondamentale dans l'utilisation du classeur et pour le programme en VBA.
• Il ne faut surtout pas la modifier manuellement.

Quelles données pouvez-vous saisir ?

Il n'y a pas de contrôle sur le type des données saisies. Vous pouvez aussi bien saisir

• Des nombres entiers
• Des nombres décimaux
• Des nombres au format horaire
• Ou encore des lettres.

Par contre, cet outil ne compte pas les couleurs.

Ajouter un nouvel employé.

Dès que vous saisissez un nouvel employé en colonne A de la feuille Calendrier, la formule calculant la somme des jours travaillés est automatiquement ajoutée en colonne B.

Remplissage automatique des données pour un employé.

Si vous devez saisir la même valeur pour chaque employé, vous pouvez utiliser la procédure suivante :

1. Double-cliquez sur le nom d'un employé
2. Automatiquement toutes les cellules correspondant aux jours ouvrés du mois en cours vont se remplir de la valeur indiquer dans la feuille Paramètres.

Si des données sont déjà présentes sur la ligne, un message d'alerte vous demandera si vous voulez remplacer les données existantes.

Supprimer des valeurs

Lorsque vous supprimez les valeurs d'une ou de plusieurs cellules, la feuille Données historisées supprime également les données associées.

Supprimer toutes les données d'un employé pour le mois sélectionné

Vous pouvez supprimer l'ensemble des données relatives à un employé en supprimant tout simplement son nom en colonne A.

Modifier le nom d'un employé

La modification du nom d'un employé entraine une répercussion dans tout l'historique des données dans la feuille Données historisées.

Est-ce que je peux changer les couleurs ?

Vous pouvez modifier toute la mise en forme du calendrier, en changeant les couleurs, la police de caractères, la largeur des colonnes de la feuille calendrier, cela n'a pas d'impact sur l'exécution du programme.

Les couleurs des week-ends et des jours fériés sont librement modifiable depuis le menu Mise en forme conditionnelle > Gérer les règles

Qu'est-ce qu'il est interdit de faire ?

• Modifier le programme VBA
• Renommer les feuilles de calcul
• Ajout de lignes ou de colonnes qui modifie la structure du Calendrier
• Changer la disposition du calendrier (permutation des lignes et des colonnes)
• Modifier la feuille Données Historisées

REMARQUE : Si vous modifiez le programme VBA ou la structure du classeur de votre propre initiative, vous courez un risque élevé de rendre le classeur inutilisable. Nous ne pourrions en aucun cas tenir responsable des dysfonctionnements constatés suite à une modification du code ou de la structure du classeur