Créer une feuille de présence dans Excel

Créer une feuille de présence dans Excel
Dernière mise à jour le 16/11/2023
Temps de lecture : 3 minutes

Grâce aux nouvelles fonctionnalités d'Excel 365, il est très facile de créer une feuille de présence dynamique.

  1. Mettre les données dans un Tableau

    L'action de mettre ses données dans un Tableau permet de rendre dynamique l'ajout de nouvelles données

  2. Convertir les données en VRAI ou FAUX

    Grâce à un simple test logique, il est facile de convertir 0 et 1 en VRAI et FAUX

  3. Extraire les noms et date

    Grâce à la fonction UNIQUE, il est très facile de récupérer tous les noms et toutes les dates

  4. Organiser les données

    Pour simplifier la présentation des données, nous pouvons utiliser soit ORGA.COLS ou RECHERCHEX

  5. Appliquer des cases à cocher

    Cette nouvelle fonctionnalité d'Excel permet d'afficher le résultat d'un test logique sous forme de case à cocher plus visible à lire

Étape 1 : Mettre les données dans un Tableau

Notre feuille de présence comporte les éléments suivants :

  • Le nom des employés
  • La date
  • L'indication de présence (1) ou non (0)

Mettre ses données dans un Tableau (Insertion > Tableau) à l'avantage de rendre dynamique les plages de données. Ce qui va être très utile dans notre cas d'étude. De plus, nous avons donné un nom spécifique à notre Tableau pour mieux l'indentifier par la suite.

Mettre les informations de presence dans un Tableau

Étape 2 : Convertir les 0 et 1 en FAUX et VRAI

Pour pouvoir utiliser l'outil des cases à cocher, il faut transformer les résultats 0 et 1 en FAUX et VRAI. Ceci s'obtient tout simplement en écrivant le test suivant

=C2=1

Convertir un resultat 0 ou 1 en FAUX ou VRAI

Étape 3 : Extraire les noms et date de façon unique

Pour cette étape, nous allons nous servir de la fonction UNIQUE pour extraire les noms et les dates une seule fois

=UNIQUE(tbl_Employé[Employé])

Fonction UNIQUE pour extraire chaque nom des employes

En utilisant les références du Tableau, peu importe le nombre de lignes, notre fonction UNIQUE va utiliser toutes les lignes dans la colonne Employé.

Maintenant pour les dates la fonction est légèrement différente car nous voulons écrire le résultat horizontalement. Pour cela, nous allons utiliser la fonction TRANSPOSE.

=TRANSPOSE(UNIQUE(tbl_Employé[Date]))

Fonction TRANSPOSE pour ecrire le resultat horizontalement

Étape 4 : Remplir la feuille de présence

Deux fonctions peuvent être utilisées

  • ORGA.COLS
  • RECHERCHEX

Si les données sont parfaitement triées, par date (clé 1) et par nom (clé 2) nous pouvons appliquer la fonction ORGA.COLS

Nous pouvons indiquer que nous allons réordonner la colonne Vrai ou Faux en découpant en colonne toutes les 7 lignes

=ORGA.COLS(tbl_Employé[V / F];7)

Ou bien, si on veut vraiment construire un tableau qui va automatiquement s'adapter au nombre d'employés

=ORGA.COLS(tbl_Employé[V / F];LIGNES(F3#))

ORGA.COLS reordonne les donnees par bloc de 7 lignes

La référence propagées F3# va reprendre toutes les valeurs renvoyées par la fonction UNIQUE. La fonction LIGNES va simplement compter le nombre d'éléments renvoyés.

Si les données ne sont pas correctement triées, la fonction ORGA.COLS ne va pas être utile. Par contre, nous pouvons utiliser la fonction RECHERCHEX en effectuant une recherche sur deux colonnes. L'écriture est assez complexe mais ce qu'il faut retenir

  • Nous effectuons une recherche sur les noms (F3#) associés aux dates(G2#)
  • Dans les colonnes Employé et Date (les 2 séparées par un tiret)

=RECHERCHEX($F3#&"-"&G$2#;tbl_Employé[Employé]&"-"&tbl_Employé[Date];tbl_Employé[V / F])

Étape 5 : Ajouter les cases à cocher

Il ne reste plus qu'à remplacer les VRAI et FAUX par des cases à cocher

Menu case a cocher dans le ruban Excel

Et nous obtenons le résultat suivant avec une mise en forme conditionnelle sur les case à cocher comme c'est expliqué dans cet article.

Transformation en ajoutant les cases a cocher

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Créer une feuille de présence dans Excel

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  1. Mettre les données dans un Tableau

    L'action de mettre ses données dans un Tableau permet de rendre dynamique l'ajout de nouvelles données

  2. Convertir les données en VRAI ou FAUX

    Grâce à un simple test logique, il est facile de convertir 0 et 1 en VRAI et FAUX

  3. Extraire les noms et date

    Grâce à la fonction UNIQUE, il est très facile de récupérer tous les noms et toutes les dates

  4. Organiser les données

    Pour simplifier la présentation des données, nous pouvons utiliser soit ORGA.COLS ou RECHERCHEX

  5. Appliquer des cases à cocher

    Cette nouvelle fonctionnalité d'Excel permet d'afficher le résultat d'un test logique sous forme de case à cocher plus visible à lire

Étape 1 : Mettre les données dans un Tableau

Notre feuille de présence comporte les éléments suivants :

  • Le nom des employés
  • La date
  • L'indication de présence (1) ou non (0)

Mettre ses données dans un Tableau (Insertion > Tableau) à l'avantage de rendre dynamique les plages de données. Ce qui va être très utile dans notre cas d'étude. De plus, nous avons donné un nom spécifique à notre Tableau pour mieux l'indentifier par la suite.

Mettre les informations de presence dans un Tableau

Étape 2 : Convertir les 0 et 1 en FAUX et VRAI

Pour pouvoir utiliser l'outil des cases à cocher, il faut transformer les résultats 0 et 1 en FAUX et VRAI. Ceci s'obtient tout simplement en écrivant le test suivant

=C2=1

Convertir un resultat 0 ou 1 en FAUX ou VRAI

Étape 3 : Extraire les noms et date de façon unique

Pour cette étape, nous allons nous servir de la fonction UNIQUE pour extraire les noms et les dates une seule fois

=UNIQUE(tbl_Employé[Employé])

Fonction UNIQUE pour extraire chaque nom des employes

En utilisant les références du Tableau, peu importe le nombre de lignes, notre fonction UNIQUE va utiliser toutes les lignes dans la colonne Employé.

Maintenant pour les dates la fonction est légèrement différente car nous voulons écrire le résultat horizontalement. Pour cela, nous allons utiliser la fonction TRANSPOSE.

=TRANSPOSE(UNIQUE(tbl_Employé[Date]))

Fonction TRANSPOSE pour ecrire le resultat horizontalement

Étape 4 : Remplir la feuille de présence

Deux fonctions peuvent être utilisées

  • ORGA.COLS
  • RECHERCHEX

Si les données sont parfaitement triées, par date (clé 1) et par nom (clé 2) nous pouvons appliquer la fonction ORGA.COLS

Nous pouvons indiquer que nous allons réordonner la colonne Vrai ou Faux en découpant en colonne toutes les 7 lignes

=ORGA.COLS(tbl_Employé[V / F];7)

Ou bien, si on veut vraiment construire un tableau qui va automatiquement s'adapter au nombre d'employés

=ORGA.COLS(tbl_Employé[V / F];LIGNES(F3#))

ORGA.COLS reordonne les donnees par bloc de 7 lignes

La référence propagées F3# va reprendre toutes les valeurs renvoyées par la fonction UNIQUE. La fonction LIGNES va simplement compter le nombre d'éléments renvoyés.

Si les données ne sont pas correctement triées, la fonction ORGA.COLS ne va pas être utile. Par contre, nous pouvons utiliser la fonction RECHERCHEX en effectuant une recherche sur deux colonnes. L'écriture est assez complexe mais ce qu'il faut retenir

  • Nous effectuons une recherche sur les noms (F3#) associés aux dates(G2#)
  • Dans les colonnes Employé et Date (les 2 séparées par un tiret)

=RECHERCHEX($F3#&"-"&G$2#;tbl_Employé[Employé]&"-"&tbl_Employé[Date];tbl_Employé[V / F])

Étape 5 : Ajouter les cases à cocher

Il ne reste plus qu'à remplacer les VRAI et FAUX par des cases à cocher

Menu case a cocher dans le ruban Excel

Et nous obtenons le résultat suivant avec une mise en forme conditionnelle sur les case à cocher comme c'est expliqué dans cet article.

Transformation en ajoutant les cases a cocher

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