Cet article va vous expliquer comment combiner toutes les lignes de 2 colonnes différentes pour fabriquer une nouvelle liste. Pour cela, nous allons utiliser Power Query

C'est quoi Power Query ?

Power Query est l'outil moderne d'importation et de transformation des données. Son utilisation est très simple et ne nécessite pas de connaissance avancé d'Excel ni de connaissance en programmation.

Si vous voulez vous former à l'utilisation de Power Query, je vous ai conçu cette formation sur Udemy très simple d'accès.

Point de départ, 2 listes distinctes

Prenons 2 listes,

• l'une contient la liste de vos vendeurs (5 lignes).
• l'autre contient 10 dates (jours ouvrés).

Ce que nous cherchons à faire, c'est de croiser toutes les cellules pour avoir autant de combinaisons possibles entre les vendeurs et dates soit :

=5*10 => 50 combinaisons à créer

Pour éviter de fastidieux copier-coller, vous pouvez effectuer ce travail en 3 actions seulement.

Etape 1 : Insérer vos données dans deux Tableaux

Mettre ses données dans une Table, cela permet de donner un nom à la plage de données et cela va nous servir pour la suite.

Pour insérer vos données dans une Table, il suffit de sélectionner l'une des cellules de vos données et d'activer le menu Insertion > Tableau

Il est aussi important de donner un nom à vos Tables. De cette façon, il sera plus facile d'identifier les données par la suite (voir étape 2).

Etape 2 : Transférer un premier Tableau dans Power Query

La cellule active est toujours dans votre Tableau et là, vous sélectionnez le menu Données > A partir d'un Tableau

Vos données sont maintenant chargées dans le nouvel outil de manipulation des données d'Excel, Power Query.

Le nom de la requête est le nom de votre Tableau. D'où l'importance du choix du nom de votre Tableau.

Etape 3 : Charger ces données en mémoire

Les données n'ont pas besoin d'être transformées ou modifiées. Nous allons donc quitter Power Query mais en indiquant que les données doivent être chargées en mémoire uniquement et pas dans Excel.

Pour cela, nous allons choisir le menu Accueil > Fermer et Charger > Fermer et Charger dans ...

Et dans la nouvelle boîte de dialogue choisissez l'option Ne créer que la connexion.

Cette manipulation a pour but de rendre les données "visibles" pour Power Query sans qu'elles soient affichées dans une nouvelle feuille de calcul. ????

Etape 4 : Transférer le deuxième Tableau dans Power Query

Nous allons maintenant charger le deuxième Tableau de données (les dates) dans Power Query.

1. Insertion des données dans une Table (comme à l'étape 2).
2. Données > A partir d'un Tableau ou d'une plage.

Etape 5 : Changer le type de données

Dans Power Query, il est très important de respecter le type de données contenues dans les colonnes, exactement comme pour une base de données.

Nous allons donc indiquer que le type de données de ce second Tableau c'est des dates uniquement.

1. Cliquer sur l'icône en haut à droite de l'entête de colonne pour faire apparaître le menu des types de données.
2. Choisissez le type date (et pas date et heure comme c'est le cas actuellement).

Et donc maintenant votre colonne ne contient plus que des dates, sans les heures.

Etape 6 : Combiner les 2 requêtes

Maintenant que nos 2 Tableaux sont chargés dans Power Query avec le bon type de données, nous allons croiser les 2 requêtes (c'est le nom une fois les données chargées dans Power Query).

• Restez dans la requête contenant les dates.
• Allez dans le menu Ajouter une colonne > Colonne personnalisée.

C'est maintenant que la magie opère ????????????????????

Commencez par donner un nom à la colonne qui va être ajoutée (1) et écrivez la formule suivante :

= NomdelaRequete[NomdelaColonne]

Dans cet exemple la fonction s'écrit

= tblVendeur[Vendeur]

Il est très important de respecter exactement l'écriture de la requête et de la colonne que vous voulez importer. Power Query est sensible à la casse c'est-à-dire aux majuscules et minuscules.

Le résultat se traduit par l'ajout d'une colonne avec l'instruction List.

Etape 6 bis: Détailler le contenu d'une cellule List

Pour comprendre ce qui se cache derrière l'indication List, il suffit de cliquer sur l'une des cellules qui contient le mot List. Mais attention, ne cliquez pas sur le mot List, juste dans la cellule.

Cette action vous affiche dans une nouvelle fenêtre ce que contient l'instruction List. Et là, vous voyez bien s'afficher la liste des vendeurs.

Etape 7 : Déployer la liste

Pour combiner les deux listes, il suffit de cliquer sur l'icône de l'entête de la colonne et de sélectionner l'option Développer sur de nouvelles lignes.

Et Voilàààà ! ????????????????????

Toutes les lignes sont immédiatement croisées.

Etape 8 : Charger le résultat dans Excel

Il ne nous reste plus qu'à transférer ce résultat dans Excel en cliquant sur le menu Accueil > Fermer & Charger.

Le résultat s'affiche dans Excel dans un nouveau Tableau