Alerter sur les anniversaires à venir.

Ce qui rend vraiment Excel intéressant c'est le fait de pouvoir changer la couleur de vos cellules - ou des lignes de votre tableau - quand une date importante approche. 

C'est par exemple le cas pour les dates anniversaires ainsi que pour les dates d'échéance (facture, paiement, renouvellement de contrat, ...).

Dans cet article, nous allons changer la couleur des personnes qui ont un anniversaire à venir dans 7 jours.

Etape 1 : Ajout de la date du jour

Tout d'abord, nous devons rajouter dans une colonne la date du jour avec la fonction AUJOURDHUI.

=AUJOURDHUI()

anniversaire_1

Etape 2 : Différence sur les mois

Dans une nouvelle colonne, nous allons effectuer un calcul pour déterminer le nombre de mois restant à atteindre avant la date anniversaire. 

Ceci s'obtient avec la fonction DATEDIF et le paramètre "ym" (nombre de mois dans l'année courante).

Comme nous travaillons dans une table, les références des colonnes sont nommées

=DATEDIF([@[Date Naissance]];[@Aujourdhui];"ym")

anniversaire_2

Etape 3 : Différence sur les jours

De même nous allons effectuer un calcul au niveau des jours pour savoir quand l'échéance se rapproche.

=DATEDIF([@[Date Naissance]];[@Aujourdhui];"md")

anniversaire_3

Etape 4 : Analyser les résultats

Lorsque l'on étudie les résultats de près, on constate

  • que pour les anniversaires à venir, les valeurs de l'écart en jours et mois est très élevé
  • que pour les anniversaires passés, les valeurs sont proches de 0
anniversaire_4

Pas simple de créer un test dans ces conditions, sauf si on introduit un nombre de jours qui vont précéder l'alerte.💡😉😋

Etape 5 : Ajout d'un délai

Nous allons poser un paramètre qui va être utilisé dans tous les calculs d'écarts de mois et de jours. La référence de cette cellule doit être absolue pour rester invariablement en I2.

anniversaire_5

Pour les calculs d'écart sur les mois nous avons maintenant

=DATEDIF([@[Date Naissance]]-$I$2;[@Aujourdhui];"ym")

Pour les calculs d'écart sur les jours, la formule est

=DATEDIF([@[Date Naissance]]-$I$2;[@Aujourdhui];"md")

Nous constatons dès lors qu'un anniversaire à venir affiche des valeurs proches de 0.

anniversaire_6

Etape 6 : Tester les valeurs des 2 colonnes

Pour la colonne des mois c'est facile, la valeur doit être égale à 0.

=[@Colonne1]=0

Pour la colonne des jours, le test va porter sur la cellule qui contient le délai en jour (soi I2).

anniversaire_7

Nous allons donc nous servir de cette donnée pour écrire notre seconde test.

=[@Colonne2]<=$I$2

Il ne nous reste plus qu'à intégrer ces 2 tests dans une fonction ET.

=ET([@Colonne1]=0;[@Colonne2]<=$I$2)

anniversaire_8

Etape 7 : Mise en forme conditionnelle

Nous allons nous servir du précédent test pour changer la couleur des cellules proches d'un anniversaire

Mais avant cela nous devons impérativement changer les références des cellules. En effet, les mises en forme conditionnelles n'acceptent pas les plages de cellules nommées en provenance d'un tableau 😕

Nous écrivons donc la même formule avec les références des colonnes en verrouillant les colonnes avec le $.

=ET($E2=0;$F2<=$I$2)

  • Copiez la formule précédente
  • Ouvrez ensuite le menu Accueil>Mise en forme conditionnelle>Nouvelle règle
  • Dans la boîte de dialogue, sélectionnez Utiliser une formule pour déterminer pour quelles cellules le format sera appliqué
  • Là, vous copiez dans la zone de texte votre formule
  • Cliquez sur le bouton Format
  • Puis l'onglet Remplissage, vous choisissez une couleur qui va définir votre trame de fond quand la règle sera VRAI.

Etape 8 : Modifier la plage de colorisation

Maintenant, il faut que cette règle s'applique à tout votre document.

Pour cela vous retourner dans le menu Accueil > Mise en forme conditionnelle > Gérer les règles

anniversaire_11

Dans la zone S'applique à, sélectionnez tout votre tableau

anniversaire_12

Le résultat final est le suivant

anniversaire_13

Vidéo explicative

Vous retrouverez toutes les explications dans cette vidéo tutorielle.


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