Calcul de base

En tant que gérant du magasin, vous souhaitez déterminer le résultat d'exploitation de votre activité. Nous commençons par un créer un tableau dans lequel nous avons en colonne les mois et en ligne, les encaissements, les dépenses (charges fixes et variables) et le total. Pour vous aider à suivre l'exercice, vous pouvez télécharger le document suivant Calcul arithmétique - Tableau initial

Calcul du mois de janvier

Pour janvier, vous estimez que le chiffre d'affaire sera de 1500. Saisissez cette valeur en B2 et validez. Pour les charges variables du mois de janvier, vous estimez qu'elles s'élèvent à 600. Saisissez cette valeur en D2. Vous constatez que les chiffre se positionnent automatiquement à droite de la cellule.

Remarque : un chiffre se positionne toujours par défaut à droite contrairement à un texte qui se met à gauche de la cellule (cf données en colonne A). Cette notion est importante car vous pouvez visualiser immédiatement si le contenu d'une cellule est du texte ou un chiffre. Il n'est, en effet, pas possible de faire des calculs sur du texte (dans ce cas Excel retourne #VALEUR! dans la cellule).

Ces données vous être utilisées pour réaliser les premières formules de calcul. Les charges fixes sont égales à 9000 sur toutes l'année. Pour étaler ce montant sur l'année, vous allez diviser cette valeur par le nombre de mois dans l'année (soit 12). C'est cette opération que vous allez faire figurer dans la cellule B3. Comme toute opération dans Excel, vous devez commencer par inscrire le signe = puis ensuite votre opération 9000/12. Quand vous validez, vous voyez le résultat 750 s'afficher dans la cellule B3. Dans la barre de formule vous voyez l'opération qui a généré ce résulat. Vous pouvez recopier cette formule jusqu'au mois de décembre et vous obtiendrez pour chaque mois la même valeur dans chacune des cellules.

Il est très important au début de votre prise en main d'Excel de vérifier qu'une cellule contienne une formule ou un chiffre brut. Il est fréquent que des formules soient supprimées car l'utilisateur n'avait pas vu que la valeur dans la cellule était le résultat d'une formule. Vous pouvez afficher toutes les formules de votre feuille de calcul en appuyant sur les touches Ctrl + ". Cette combinaison de touche bascule en mode Formule. Pour revenir au mode normal, refaites la même combinaison de touches.

Pour calculer le montant total des charges, vous vous placez en cellule B5 et vous allez construire une formule qui additionne les charges fixes (en cellule B3) et les charges variables (en cellule B4). La formule se présente tout simplement de la façon suivante

 
De la même façon, vous pouvez déterminer le résultat du mois de janvier en cellule B6, en soustrayant le montant des ventes (en cellule B2) avec le total des charges (en cellule B5). Vous écrivez alors la formule suivante

Calcul des charges fixes

La formule de la cellule B3 peut être recopiée jusqu'à la cellule M3. Vous avez ainsi 12 fois la formule =9000/12 dans les cellules de la ligne 3. Plusieurs techniques de recopie peuvent être utilisées. Dans le cas présent, nous allons utiliser la méthode du copier coller avec la souris.

Calcul du chiffre d'affaire

Au mois de février, le gérant du magasin estime que le chiffre d'affaires sera de nouveau de 1000 et que celui de mars suit la tendance du mois de février. Pour le mois de février vous écrivez la valeur 1000 en C2 mais en D2, vous allez créer une formule qui pointe sur la cellule précédente (=C2). De cette façon, si le chiffre d'affaire du mois de février est de 1100, cette valeur est automatiquement répercutée au chiffre d'affaire du mois de Mars.

En avril, avec l'arrivée des premiers fruits d'été, le gérant prévoit un chiffre d'affaires égal à 1800 euros.

En mai et juin le chiffre d'affaires augmente de 50 %par rapport au mois d'avril. Ici, la cellule de référence c'est E2 et c'est en utilisant cette cellule que nous allons construire les formules en F2 et G2. Nous allons donc écrire une formule qui reprend la valeur du mois d'avril et nous lui ajoutons 50% de la manière suivante

ou encore

 
Pour la formule de la cellule G2, ne recopiez surtout pas la formule de la cellule F2. En effet, le calcul en serait faussé car les références pointeraient sur la cellule F2 et non pas E2. Or dans notre exercice, il est dit que mai et juin sont 50% plus élevés qu'avril. La formule en G2 doit donc pointer sur E2. La cellule G2peut alors avoir deux écritures possibles pour un résultant équivalent :

ou encore

 
En juillet, le chiffre d'affaires attendu est de 3300.

La prévision pour le mois d'août est une hausse de 50 %par rapport au mois de juillet.

ou encore

En septembre, le chiffre d'affaires chutera fortement. Une baisse de 30 %par rapport à juillet est à envisager. Le chiffre d'affaires de septembre est donc égal à :

En octobre, le chiffre d'affaires est égal au mois de septembre moins 25 %. Par exemple, vous pouvez écrire :

 
En novembre, le chiffre d'affaires est estimé à 1200 euros.

En décembre, une hausse de 15 %est à prévoir par rapport à novembre, soit par exemple :

ou encore

Comme vous le voyez, il est très facile de faire des calculs qui réutilisent les données d'autres cellules

Calcul des charges variables

En février, les charges variables sont de 550et en mars, les charges variables seront équivalentes à celles de février soit la formule en cellule D4

 
En avril, un travailleur saisonnier est embauché. Son salaire est estimé à 1000. Les charges variables du mois précédent sont à reporter en plus. Dans la même formule en E4, nous avons un paramètre fixe (1000) et une partie variable (D4).Soit la formule

 
En mai les charges liées au chauffage sont supprimées (200), mais les stocks ont augmenté. L'augmentation du stock est égale à 20 %des charges variables du mois précédent. La formule s'écrit simplement de la façon suivante

 
En juin, juillet et août, les stocks augmentent régulièrement de 25 % d'un mois sur l'autre.

Pour juin la formule sera égale à

 
Pour les mois de juillet et août, il vous suffit de recopier la formule de juin (copier / coller). Vous constatez qu'avec un copier / coller les références changent en respectant le décalage en colonne et en ligne. Pour juillet , nous copions la formule de G4 à H4 - il y a donc un décalage de 1 cellule en colonne - et bien le copier/coller va également respecter ce décalage en pointant dès lors sur la cellule G4. La formule après copier/coller sera

 
Et aussi pour août

 
Les charges variables de septembre devraient être égales à celles de Mai

 
En octobre, le travailleur saisonnier est parti et le chauffage a été reprogrammé au 15 octobre (soit 200 / 2, un demi-mois). La baisse des stocks est de 10 % du total des charges du mois précédent.

 
En novembre, les charges - hors chauffage - sont égales au mois précédent. Il est prévu de chauffer tout le mois. On va donc rajouter un demi-mois de chauffage

 
En décembre, la baisse du stock représente un total de 10 % par rapport au mois précédent.

Calcul des totaux

Pour effectuer le calcul du total des charges et du résultat pour chaque mois, nous allons tout simplement effectuer un copier / coller C5 et C6 vers D5 à M6 (ou encore D5:M6). Le résultat dans votre feuille de calcul est alors

Vous pouvez visualiser la vidéo suivante qui vous montre de nombreuses techniques de copier / Coller. A vous de choisir celle qui vous correspond le mieux. Ici, on peut même effectuer un Collage Spécial option Formule, pour ne pas changer le format du tableau.