Amsterdam, conférence Excel 2014

Le 14 Mai 2014, la plus grande conférence sur Excel se tiendra à Amsterdam.

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Cinq des meilleurs conférenciers mondiaux (dont Bill Jelen et Ken Puls) vont présenter pendant une journée les nombreuses nouveautés d’Excel 2013 et surtout les outils pour la Business Intelligence (conférence en anglais).

Le programme sera riche :

  • Formules matricielles
  • Fonction RECHERCHEV avancées
  • Power Pivot
  • Power Query
  • Power View.

L’inscription est indispensable et le nombre de place est limitée. Je serais heureux de vous y rencontrer si vous y venez (Ha oui, je suis aussi parmi les 5 conférenciers ;) ).

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Excel gratuit

Excel gratuit ! C’est le rêve de tous ;) Pendant des années, il était (assez) facile de se procurer des versions d’Office “crackées”. Mais, maintenant, les nouvelles versions d’Office sont de mieux en mieux sécurisées et il est très difficile de pouvoir déjouer les codes de cryptage.

Maintenant, vous pouvez ouvrir, modifier et enregistrer vos documents Excel (et Office de manière général) sans avoir à installer Microsoft Office sur votre ordinateur.

Comment avoir Excel gratuitement ?

En fait, avec la technologie “Cloud”, il est plus simple d’utiliser les applications Office depuis un navigateur (Internet Explorer, Firefox, Chrome, …) que de l’installer sur votre ordinateur. D’une part ça prend moins de place sur votre ordinateur et surtout, les mises à jour sont faites automatiquement sans que vous vous en rendiez compte.

En vous connectant à l’adresse www.office.com, vous arrivez sur la page d’accueil suivante

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Vous cliquez ensuite sur Se connecter et vous devez saisir votre adresse hotmail (ou msn) qui vous donne accès à votre compte Microsoft

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Là, vous devez voir votre nom apparaît en haut de la page. De cette façon, vous savez que tous les documents que vous allez créer, sont stocker dans votre espace personnel Onedrive.

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Vous pouvez maintenant cliquer sur l’icône d’Excel pour ouvrir, soit un nouveau document, soit un document à partir d’un modèle, soit un de vos document enregistré dans votre répertoire Onedrive

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A l’ouverture de votre document, votre navigateur vous affiche un classeur Excel.

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Les outils

Il y a moins de menus que sur une version d’Excel installé sur votre poste mais peu importe après tout. 90% des fonctionnalités communément utilisées sont présentes dans Excel Online

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Les outils absents

Un grand nombres d’outils avec Excel ne sont pas (encore) présents dans la version Online. Mais par contre, si vous créer un classeur depuis une version bureau, ces outils sont malgrés tout accessibles sur la version Online. C’est le cas pour

Donc, si vous créez un TCD dans Excel installé sur votre poste de travail, vous pouvez le visualiser et le modifier dans votre version Online mais pas le créer

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Par contre, les macros sont complètement absentes de la version Online

Les nouveaux outils

Certains outils ne sont présents que dans la version Online. C’est le cas du Survey (questionnaire) qui vous permez de créer questionnaire facile à administrer et surtout à diffuser et analyser les résultats.

Mais c’est surtout sur le travail collaboratif que Excel Office prend tout son sens.

 

 

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Calcul des dixièmes, centièmes et millièmes avec Excel

3 millièmes

En regardant les résultats du patinage de vitesse de Sotchi, j’ai constaté que l’écart entre le premier et le second de l’épreuve du 1500m n’était que de 3 millièmes.

Résultat du 1500m hommes à Sotchi

Résultat du 1500m hommes à Sotchi

Départager les athlètes au millième est extrêment rare aussi, j’ai voulu mesurer la distance qui séparait les 2 athèles au terme de la course.

Posons le problème

Le calcul de vitesse et de temps a toujours été ma hantise (les mauvais souvenirs de l’école resurgissent). Pourtant, avec Excel, il est très simple de calculer l’écart entre les 2 athlètes, à condition de bien maitriser les spécificités liés au temps.

3_milliemes_2Tout d’abord, nous connaissons la distance (1500m) et le temps des compétiteurs. Nous pouvons alors commencer par créer le tableau suivant.

En là, nous constatons tout de suite un premier problème ; nous avons perdu nos millièmes :(

 

 

 

Problème de format des dixièmes, centièmes, millièmes.

Comme cela l’a été évoqué dans cet article sur le format des heures, pour pouvoir ajouter des dixièmes, centièmes ou millièmes, il suffit de rajouter après le format des secondes, les 0 en guise de précisions.

3_milliemes_3Donc, vous allez commencer par sélectionner les 2 cellules qui contiennent les temps et cliquer sur la petite flèche à droite du mot nombre dans le ruban pour faire apparaître la boite de dialogue de format de cellule.

Vous pouvez afficher la même boite de dialogue avec le raccourci Ctrl + Shift + &

 

 

Dans cette boite de dialogue, vous sélectionnez dans le menu de gauche, l’option Personnalisée et dans la zone de texte, vous écrivez votre propre format de nombre ; à savoir dans le cas présent

mm:ss.000

3_milliemes_4

 

 

3_milliemes_5

 

Et instantanément vous voyez apparaître les millièmes dans votre feuille de calcul :)

 

 

 

Convertir en seconde

3_milliemes_6Maintenant pour réaliser le calcul, il faut convertir le temps contenu dans les cellules B4 et B5 en seconde. Pour cela, on peut s’aider des fonctions MINUTE et SECONDE pour effectuer ce calcul. En C4 nous pouvons écrire

=MINUTE(B4)*60+SECONDE(B4)

Mais avec ce calcul, nous perdons nos millièmes. Ce n’est pas une histoire de format cette fois-ci mais de formule car il n’existe pas dans Excel de formule de temps inférieure à la seconde. Nous ne sommes pas bloqué pour autant.

 

Une unité dans Excel, correspond toujours à 1 jour et jamais à 1 heure ni 1 minute.

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Même valeur de temps mais au format de nombre Standard

 

 

Si vous voulez voir à quelle fraction d’une journée correspond 1:45:006, il vous suffit de changer le format de la cellule et de le passer en Standard. Et là, vous avez respectivement les données suivantes dans les cellules B4 et B5

 

 

 

3_milliemes_8Pour calculer le nombre de secondes tout en conservant les millièmes, nous allons poser la formule suivante :

=B4*24*60*60

  • 24 correspond au nombre d’heures dans une journée
  • 60 correspond au nombre de minutes dans une heure
  • 60 correspond au nombre de secondes dans une minute

Et nous obtenons ainsi en cellule C4 le temps en seconde, avec les millièmes

Distance parcourue

3_milliemes_9Nous sommes presque arrivé au bout de nos efforts. Nous avons fait le plus dur il ne nous reste plus qu’à déterminer la distance parcourue en 1 seconde par les patineurs. Nous effectuons tout simplement une division entre la distance et le temps pour obtenir le résultat suivant

=$B$1/C4

 

Wow ! 14,28m de moyenne ; ça va sacrément vite

 

Ecart entre les 2 patineurs

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Il ne nous reste plus qu’à soustraire les 2 valeurs obtenues pour déterminer la distance perdu par le patineur néerlandais à chaque seconde

=D4-D5

 

 

3_milliemes_12

 

 

Et enfin de multiplier ce résultat par le temps de course

=D6*C4

 

 

 

Et nous obtenons un écart de 0.0429 mètre ou 4,29 cm !

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Fichier XLS ou XLSX ?

Lors de la sortie de la version d’Excel 2007, les fichiers Excel (et d’Office de manière général) ont vu leurs extensions modifiées.

Jusqu’alors, il n’était possible d’enregistrer les classeurs qu’au format xls mais depuis Excel 2007 vous pouvez aussi enregistrer vos classeurs au format xlsx ou xlsm. Cela fait maintenant 6 ans que les extensions xlsx et xlsm ont vu le jour et pourtant, un grand nombre d’entreprises ou de particuliers continuent d’enregistrer leurs documents au format xls.

Cet article a pour but de vous présenter les raisons pour lesquelles ils est fortement conseillé de convertir tous vos classeurs au format xlsx (ou xlsm).

Fichiers mieux compactés.

Si vous avez sur votre ordinateur un fichier xls et que vous l’enregistrez au format xlsx, vous constaterez que la taille a été significativement réduite. Ceci est du au fait que les nouveaux formats d’enregistrement des fichiers Excel respectent la norme XML ; d’où le x à la fin de l’extension xlsx.

 

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Renommage du fichier xlsx -> zip

 

Ce compactage du fichier peut être observé en changeant l’extension de votre fichier Excel par zip (format de compression des fichiers). Normalement, si vous changez l’extension d’un fichier celui-ci ne s’ouvre plus mais comme les fichiers Excel respectent la norme XML, votre classeur renommé en zip s’ouvre et vous présente non plus une feuille de calcul mais la strucutre XML de votre fichier.

 

 

xlsx_2

Chacun des fichiers xml peuvent être ouvert. Mais attention ! Si vous modifiez les fichiers xml, vous risquez de détruire l’architecture très précise d’un fichier XML et ainsi ne plus pouvoir ouvrir votre fichier Excel (après avoir évidemment renommé le fichier zip en fichier xlsx).

Protection contre les macros

Nous venons de voir que le dernier x d’un fichier xlsx indiquait que le fichier était compacté et respectait la norme XML. Le m, de xlsm, indique que le fichier contient des macros.

Une macro c’est un programme écrit au sein même du fichier Excel et qui permet de faire des opérations répétitives (ouvertures de fichiers, comparaison de données, regroupement de données sur plusieurs feuilles, …) mais aussi, un programme peut engendré des dysfonctionnements s’il ne s’exécute pas correctement. De plus, une macro peut s’exécuter dès l’ouverture du fichier Excel sans demander l’intervention de l’utilisateur.

Avec un fichier xls, vous ne pouvez pas savoir si votre classeur contient ou non des macros. Alors qu’avec un fichier xlsx, vous êtes certain qu’il n’y en a pas et par contre, un fichier xlsm en contient surement. Si vous faîtes le test d’écrire un petit programme et d’enregistrer votre classeur en xlsx, vous perdrez tout votre travail sans possibilité de retrouver votre programme.

Un classeur xlsx n’a pas de macro, contrairement à un fichier xlsm.

Agrandissement de la zone de travail.

xlsx_3Dans un classeur xls, les limites sont de 65 536 lignes (216) et de 256 colonnes (28) qui correspond à la colonne IV.

 

 

 

 

 

xlsx_4Maintenant, avec un classeur xlsx (et xlsm), les limites sont de 1 048 576 lignes (220) et de 16 384 colonnes (214), soit la colonne XFD.

 

 

 

 

Prise en charge des Tableaux

La notion de Tableau a fait son apparition avec la version d’Excel 2007 et permet d’améliorer la manipulation de données en grand nombre (Big Data) comme pour la Business Intelligence.

Avant Excel 2007, la sélection de plage de cellules ne pouvait se faire qu’au travers de références, comme dans l’image suivante où la formule RECHERCHEV va rechercher ses informations dans la plage de cellules B5:E15.

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Le problème avec une telle méthode, c’est que si votre source de données s’agrandit avec l’arrivée de nouvelles lignes, les références utilisées dans vos formules ne se modifieront pas pour intégrer ses nouvelles données.

Avec l’utilisation d’un Tableau, les plages de données s’adaptent automatiquement à l’ajout de nouvelles lignes et vos formules font directement appels à des plages nommées.

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Seuls les formats xlsx peuvent interpréter la notion de Tableau et de plages dynamiques.

Nouvelle gestion des couleurs et des thèmes.

Avec des fichiers xlsx, vous avez une gamme de couleur beaucoup plus importante que les 56 couleurs proposées par le format xls. Avec un fichier xlsx, vous avez toutes les combinaisons possible RGB (red, blue, green).

Theme_4

Dans un fichier xlsx, les couleurs sont regroupées dans des thèmes qui sont personnalisables. En appliquant un thème, vous appliquez un modèle et en changeant de thèmes, c’est toutes les couleurs de votre classeur qui sont modifiées.

Intégration dans des pages Web

Comme c’est le cas dans toutes les pages Fonctions de ce site, tous les exercices proposées ne sont pas des images mais bien des classeurs Excel dans lesquels vous pouvez reproduire les exemples expliqués. Ceci est rendu possible car les fichiers xlsx étant basés sur une structure XML, alors il est possible de les incorporés facilement dans des pages web (comme c’est le cas pour l’exemple suivant présenté dans la rubrique Fonction SI).

Dès que vous voyez l’indication Excel Web App dans la barre du bas c’est qu’il s’agit d’un classeur incorporé dans votre page web. Par contre, il n’est pas toujours possible d’interagir avec le classeur ; tout dépend des droits d’accès que l’auteur de la page vous a laissé. Dans l’exemple suivant, vous pouvez faire directement les calculs dans les cellules mais vous ne pouvez pas sauvez vos modifications (seul le propriétaire du classeur peut le faire).

Pour intégrer un fichier Excel dans une page Web, il faut enregistrer votre classeur dans votre Skydrive. La page suivante vous montre comment effectuer l’intégration.

Conclusion

Un classeur Excel enregistré au format xlsx ne présente que des avantages par rapport au format ancien xls. Il vous est donc conseillé de migrer tous vos fichiers xls vers le nouveau format xlsx pour bénéficier des nouveautés d’Excel 2007, Excel 2010 et Excel 2013.

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Créer un graphique en cascade

Un graphique en cascade permet d’ajouter un degré de précision dans l’évolution de vos données. Dans le graphique suivant, vous constatez que la valeur globale de votre portefeuille a baissé d’un mois à l’autre mais cette baisse est le résultat d’une forte baisse de l’action L’Oréal et Orange alors que toutes les autres valeurs sont positives.

Seul un graphique en cascade vous permet de dégager cette information.

Graphique_Cascade_2La construction d’un graphique en cascade repose sur plusieurs règles de construction précise

  • La présentation des données dans un tableau sur 5 colonnes
  • L’utilisation de la fonction SI
  • L’ajout d’un graphique en histogramme
  • La transformation des séries du graphique
  • Modification du format des nombres des étiquettes

Toutes ces manipulations vous sont expliquées dans cette fiche tutorielle.

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Changer la langue d’utilisation d’Excel

Il n’est pas rare de trouver à son travail ou à  son université Excel en anglais ; surtout quand vous travaillez dans de grands groupes internationaux.

Mais si vous êtes dérouté par le nom des formules ou d’outils en anglais, pas de panique.

Permuter les langues

Convertir Excel en français, ou dans toute autre langue, n’est pas difficile et surtout ne nécessite pas de ré-installer un nouvelle Office ; il suffit d’installer le pack langue avec lequel vous souhaitez travailler.

Dans cette page, vous trouverez une trentaine des pack langue à télécharger pour toutes les versions d’Office depuis 2007. Vous trouverez également une vidéo pour voir la technique pour permuter entre les langues installées.

 

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Livre sur les Macro et Excel 2013

Macros et language VBA

Mon premier livre sur les macros est un véritable succès (merci à vous) :) Comme vous le montre la capture d’écran suivante, la première version est restée plus de 400 jours dans le top 100 d’Amazon.fr.

Classement du livre sur Amazon.fr

Classement du livre sur Amazon.fr

Fort de ce succès, ma maison d’édition m’a demandé d’écrire une seconde version dans laquelle j’ai améliorer le contenu avec des exercices plus nombreux et des exemples simplifiés. J’ai également ajouté un rubrique sur la compatibilité des macros pour les machines 32bits et 64bits (je dois être le seul à avoir traité ce sujet actuellement). Enfin, j’ai intégré les codes à utiliser pour appeler des application externes comme la création de pdf ou d’envoi de mail.

Macros_et_language_VBA

Excel 2013

Mon année 2012 a été très chargée. Depuis le mois de janvier 2012, j’ai testé la nouvelle version d’Excel 2013 et au vu du grand nombre d’outils ajoutés, Cathy Monier (cathyastuce) et moi-même, nous avons décidé d’écrire en commun un livre référence sur le sujet.

8 mois de travail et de recherches intenses ont été nécessaire pour vous présenter les nouveautés mais également des techniques ou des utilisations de formules applicables à toutes les versions. Vous pouvez déjà découvrir certaines des nouveautés dans ce site (comme le Remplissage instantané, la relation entre les tables, le S.D.I, ….) mais il existe bien d’autres fonctionnalités, comme le PowerView – l’outil BI par excellence, qui ne peut être résumé dans une simple page web mais détaillé dans le livre.

Maitriser_Excel_2013

Nous n’avons pas voulu écrire un livre que sur Excel 2013. Cette collaboration nous a permis de mettre en commun nos astuces sur les formules, les mises en forme conditionnelle, les tableaux croisés dynamiques, ….

Toutes les formules un peu complexes sont présentées dans des exercices simples et variés. Vous trouverez aussi bien des exemples sur les formules de bases (SOMME, RECHERCHEV) mais aussi sur des domaines plus techniques (Statistiques descriptives, formules financières, ….). Ce livre s’adresse à tous, du débutant au confirmé.

Chaque chapitre se termine par des exercices et vous trouverez les corrections et les vidéos de la correction sur le site de l’éditeur.

Bonne découverte d’Excel 2013 et n’hésitez pas à nous faire remonter nos remarques :)

 

 

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TCD – Regroupement par date

Présenter ses données au travers d’un tableau croisé dynamique apporte de nombreux avantages. Il y a déjà une simplicité d’utilisation (glisser-déposer), l’extraction des données sans doublon, mais aussi des opérations de regroupement.

Bien souvent, les dates contenues dans les colonnes correspondent à des jours mais il un tableau de bord ne se construit pas avec des journées mais plûtot sur des périodes comme les mois ou les années.

Dans les options d’un tableau croisé dynamique, vous pouvez simplement indiquer comment vous souhaitez regrouper vos données pour réaliser en 2 clics une présentation comme celle-ci.

TCD - Regroupement_Date_9

Vous pouvez voir la technique pour réaliser ce regroupement dans la fiche suivante.

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